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  Prot. MPI.AOODGSI n. 1306
 

MINISTERO DELLA PUBBLICA ISTRUZIONE
Direzione Generale per gli Studi e la Programmazione e per i Sistemi Informativi
UFF.III
Destinatari
Roma, 5 maggio 2008
Oggetto: “Assistenza On line” :gestione utenze ed ulteriori precisazioni
Abilitazioni utenti all’uso di AOL.

Informiamo gli utenti che, da oggi, anche la gestione delle abilitazioni all’uso di AOL è inserita all’interno di Gestione Utenze.

I Referenti della sicurezza potranno abilitare il personale amministrativo dell’ufficio di competenza con le stesse funzioni con cui si gestiscono le abilitazione delle altre applicazioni Sidi.

Viene gestito, inoltre, il contesto di lavoro in AOL che può in alcuni casi essere più ampio o diverso da quello dell’ ufficio di servizio.

In questo modo sarà possibile inserire delle richieste (per esempio per il reset delle password o per le richieste di materiali di consumo) per conto di tutto l’ufficio di competenza Informiamo inoltre che, per favorire la comprensione di alcuni passaggi nella gestione delle richieste, il profilo di “amministratore” verrà da adesso in poi descritto come “referente” in quanto questo è il ruolo attribuito agli utenti che lo possiedono.

Per utilizzare al meglio AOL!!

Nell’ottica di migliorare il processo di gestione delle richieste si riassumono di seguito alcune regole che garantiscono la corretta attribuzione ed evasione della stessa.
  • La richiesta deve essere inserita specificando opportunamente la tipologia di intervento di cui si ha necessità scegliendo opportunamente di conseguenza il processo di assistenza che si intende attivare(ad esempio evitare di fare una “richiesta di modifica base dati” per chiedere l’apertura di un nodo/funzione e viceversa)
  • Nella scelta del procedimento amministrativo occorre fare attenzione e scegliere effettivamente il procedimento a cui la richiesta fa riferimento (organici,mobilità…..ecc). Il procedimento scelto, infatti, determina l’assegnazione del tagliando che viene aperto e quindi la scelta corretta permette che la richiesta pervenga all’evasione nel più breve tempo possibile.
  • La richiesta deve essere sempre contenere nel campo “Descrizione” tutti gli elementi che ne permettano l’evasione (ad esempio nel caso di richiesta di ”modifica base dati” devono essere inseriti nel campo descrizione tutti gli elementi che servono per l’intervento). Non possono essere prese in considerazione richieste la cui descrizione è presente, per esempio, nel campo Motivazione dove invece va indicato l’eventuale riferimento all’esecuzione di una sentenza od ad un semplice errore materiale.
  • L’inserimento di un allegato deve avvenire solo se l’allegato fornisce informazioni utili per una attenta valutazione della richiesta (per esempio nel caso di “richieste di segnalazioni anomalie normative”), ma esso non deve contenere informazioni indispensabili per l’evasione della richiesta stessa, in quanto l’allegato non viene inoltrato al fornitore che è chiamato all’evasione della richiesta, ma rimane solo a disposizione della DGSI nella fase di valutazione.
  • Dopo la creazione della richiesta (che si trova nello stato NUOVA) occorre procedere con l’operazione di INOLTRO, altrimenti la stessa non viene inoltrata per la lavorazione. L’operazione di inoltro può essere effettuata solo dall’utente indicato come “Referente” nella richiesta stessa. Si ricorda che gli utenti con il profilo di “referenti” possono creare la richiesta mettendo il proprio nominativo come referente e quindi possono procedere loro stessi all’inoltro della richiesta. La richiesta che non viene inoltrata può essere cancellata dall’utente che l’ha creata in un qualunque momento.
  • Per l’uso corretto delle funzioni si prega di consultare sempre il manuale disponibile in linea.
  • Procedere sempre con la chiusura amministrativa (azione di “Conferma Esito”) delle richieste che permette all’Amministrazione di monitorare correttamente le attività connesse nonché di registrare la soddisfazione dell’utente in merito all’evasione della richiesta.



IL DIRIGENTE
Paolo De Santis


Destinatari

Ai Direttori Regionali

Ai Dirigenti degli USP

Ai Capi Dipartimento
aggiornato: 02/03/2010
 
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