Circolare Ministeriale n.143

Prot. n. 4707/B/1/A

Roma, 15 maggio 2000

OGGETTO: adempimenti di carattere organizzativo e operativo relativi all'esame di stato.

Con l'approssimarsi dei tempi di inizio degli esami di stato conclusivi dei corsi di studio di istruzione secondaria superiore, si ripropone l'esigenza che le SS.LL. e i dirigenti scolastici degli istituti interessati predispongano, con la sperimentata cura e tempestività, tutti gli adempimenti di carattere organizzativo e operativo finalizzati al regolare svolgimento ed esito delle operazioni di esame.
In tale ottica e nello spirito della consueta collaborazione, si reputa opportuno richiamare la particolare attenzione delle SS.LL. sulle incombenze più rilevanti e delicate delle quali le SS.LL. medesime e i Capi di istituto dovranno farsi carico per la parte di rispettiva competenza.
Tra esse riguardo particolare merita la predisposizione e l'adozione delle misure e delle cautele intese a garantire l'acquisizione, la custodia e la regolare consegna dei plichi contenenti le tracce della prima e della seconda prova scritta. Si rinvia, in proposito, alle disposizioni e alle istruzioni impartite con la circolare n.288/D.M. del 9 maggio 2000.
Le SS.LL. non mancheranno poi di raccomandare ai citati Capi di istituto di utilizzare locali pienamente idonei allo svolgimento degli esami, procurando che gli stessi, oltre che praticabili sotto il profilo della sicurezza, dell'agibilità e dell'igiene, si presentino dignitosi e accoglienti e offrano un'immagine della Scuola decorosa e consona alla particolare circostanza.
Nel caso in cui i locali a disposizione dovessero risultare insufficienti o inidonei a causa del numero eccessivo di candidati o per altri fatti e situazioni di carattere straordinario, si dovrà procedere in tempo utile al reperimento di altri ambienti, anche appartenenti ad altre istituzioni scolastiche che abbiano i requisiti sopra indicati.
Per quel che concerne la sicurezza e l'affidabilità dei locali, i predetti Capi di istituto dovranno assicurarsi che i relativi accessi siano muniti di serrature e chiavi perfettamente funzionanti e che ciascuna Commissione possa disporre di un armadio metallico adatto allo scopo entro cui custodire la documentazione relativa ai candidati, gli atti, gli elaborati, i registri, gli stampati, ecc.
Nella considerazione, poi, che occorrerà riprodurre le tracce delle prove scritte in numero di esemplari adeguato alle necessità dei candidati di ciascuna Commissione, i Capi di istituto disporranno che i locali siano attrezzati con fotocopiatrici perfettamente funzionanti e dotate di toner e di carta in quantità sufficiente. Inoltre, perchè le Commissioni possano attendere nella maniera più agevole ai propri compiti (elaborazione di verbali e di atti, esame di testi, di documenti, formulazione della terza prova, correzione degli elaborati e conservazione di atti e fascicoli, ecc.) ed avvalersi dei sussidi informatici e multimediali predisposti dal Ministero e dall'Osservatorio nazionale per l'esame di stato (CEDE), i dirigenti scolastici consentiranno che le stesse si servano di computer con relative stampanti, in uso nelle rispettive scuole.

Inoltre, gli uffici di segreteria metteranno a disposizione, per le esigenze operative delle Commissioni, il telefono, il fax, le attrezzature e i mezzi di comunicazione in dotazione e assicureranno un'attività continua e puntuale di assistenza e di supporto alle Commissioni, programmando e garantendo la presenza e la collaborazione di personale amministrativo, tecnico e ausiliario, opportunamente sensibilizzato all'assolvimento degli specifici, delicati compiti connessi allo svolgimento delle operazioni di esame.
I dirigenti scolastici vorranno invitare i rispettivi uffici di segreteria a preparare, con ragionevole anticipo, gli atti, i documenti, gli stampati, il materiale di cancelleria, ecc. occorrenti alle Commissioni per l'espletamento del loro mandato; a tal fine può rivelarsi utile il riferimento al modello di "verbale di consegna al Presidente della commissione di esame dei registri, degli stampati, delle chiavi dei locali e della documentazione relativa ai candidati interni ed esterni", facente parte dei modelli di verbali predisposti da questo Coordinamento e allegati all'Ordinanza n. 31 del 4 febbraio 2000.
Si fa presente, con l'occasione, che tali modelli sono consultabili anche nel sito Internet del Ministero all'indirizzo www.istruzione.it.
I dirigenti scolastici vorranno portare a conoscenza dei docenti in servizio nei rispettivi istituti che, ai sensi delle disposizioni vigenti (in particolare l'O.M. n. 31 sopra citata - art. 11, comma 4) il personale utilizzabile per le sostituzioni, con esclusione di quello con rapporto di supplenza breve e saltuaria, deve rimanere a disposizione della scuola di servizio fino al 30 giugno, assicurando, comunque, la presenza in servizio nei giorni delle prove scritte.

Le SS.LL. vorranno, infine, dare alle istituzioni scolastiche interessate tutte le indicazioni e le informazioni atte a garantire i necessari collegamenti con i rispettivi Uffici scolastici, nonché attivare tutte le iniziative che possano facilitare solleciti e puntuali raccordi in preparazione e a supporto delle operazioni di esame.
Tenuto conto dei numerosi e complessi impegni connessi con lo svolgimento del nuovo esame di stato, le SS.LL, per tutta la durata delle operazioni di esame, vorranno garantire la più ampia funzionalità degli Uffici scolastici provinciali e in particolare, che durante detto periodo le SS.LL. medesime o il funzionario appositamente delegato siano presenti nell'Ufficio e comunque reperibili anche nelle ore pomeridiane e serali.
A tal fine si prega di comunicare i rispettivi recapiti ad uno dei seguenti numeri telefonici della Direzione Generale per l'Istruzione Professionale, presso la quale opera il Coordinamento per gli esami di Stato: 06/58495202; 06/58495206; 06/58495212; 06/58495213; 06/58495218.

Con l'occasione si segnalano anche i recapiti telefonici ai quali sarà possibile rivolgersi per questioni concernenti l'effettuazione degli esami di stato:
Direzione Generale Istruzione Professionale: 5818321; 58495212; 58495213/4; 58495218; FAX 58495209.

Direzione Generale Istruzione Classica: 5800150; 58492225; 58492434; 58493245; FAX 58492416.

Direzione Generale Istruzione Tecnica: 58492370; 58492345; FAX 58492397.

Direzione Generale Media non statale: 58496061; FAX 4466859.

Ispettorato Istruzione Artistica: 58495177; FAX 58495103.

Ispettorato Educazione Fisica: 58496281; FAX 58496296.

Segreteria Centrale Ispettori Tecnici: 58492116; FAX 58492901.

Si pregano le SS.LL. di notificare la presente circolare alle istituzioni scolastiche di rispettiva competenza.
Si ringrazia per la consueta, sperimentata collaborazione.

IL DIRETTORE GENERALE
Pasquale Capo