MINISTERO DELLA PUBBLICA ISTRUZIONE
DIREZIONE GENERALE SCAMBI CULTURALI - DIV. V

Prot. n. 6206/CIS
Roma, 19 luglio 2000

Ai Provveditori agli Studi
delle Regioni - Ob.1
LORO SEDI

Ai Presidi delle Istituzioni Scolastiche
Beneficiarie di progetti cofinanziati 
dai Fondi Strutturali
LORO SEDI

Oggetto: Fondi Strutturali Europei – POP 940025 I 1 1994-99. 
Adempimenti connessi con la conclusione della Programmazione.

	Il Programma Operativo Plurifondo 940025 I 1 a titolarità del Ministero della Pubblica Istruzione, che ha riguardato il sessennio 1994/1999, è in via di definitiva conclusione, in particolare, per quanto riguarda gli impegni, il termine ultimo era fissato al 31 dicembre 1999 mentre il completamento della spesa è consentito fino al 31 dicembre 2001. Questa Direzione Generale, tuttavia, onde consentire una più rapida elaborazione del saldo finale con relativa richiesta dello stesso alla Commissione Europea, ha programmato l’attuazione del programma in modo tale da concludere la spesa entro il 31 dicembre 2000. Si invitano, pertanto, tutte le istituzioni scolastiche titolari di azioni ancora in corso a concludere le attività ed ad inviare la rendicontazione entro tale data.
	Nella fase di conclusione del programma sussistono, tuttavia, ancora numerosi adempimenti, previsti dai Regolamenti comunitari, da attuarsi sia a carico dell’amministrazione centrale e periferica di questo Ministero che a carico delle istituzioni scolastiche che sono state beneficiarie finali del programma.
	Si ritiene opportuno, pertanto, con la presente circolare e gli allegati che ne fanno parte integrante, dare istruzioni specifiche sui controlli ed offrire una ricognizione complessiva degli adempimenti conclusivi in vista della presentazione del saldo finale del programma e degli eventuali controlli che saranno effettuati sia a livello nazionale che comunitario che potranno riguardare sia le istituzioni scolastiche attuatrici delle azioni, che i Provveditorati agli Studi e questa Amministrazione centrale.
	Le indicazioni sottoriportate acquisiscono particolare rilievo anche in previsione dell’avvio del nuovo programma operativo “La Scuola per lo Sviluppo” che riguarderà il settennio 2000/2006, la cui gestione dovrà essere tenuta del tutto distinta dalla precedente programmazione e per la quale troveranno piena attuazione sia nuove norme di attuazione già intervenute a conclusione della precedente programmazione, sia i nuovi regolamenti, specificamente ad essa riferiti, che ne prevedono l’avvio e l’attuazione.
	Nel corso della programmazione 1994/99 sono, in particolare, intervenute due disposizioni normative europee di notevole rilievo che hanno trovato, fino ad oggi,  solo parziale attuazione:
-	la Decisione (C 97) 1035/6 del 23 aprile 1997, relativa alla ammissibilità delle spese nel quadro dei fondi Strutturali 1994/1999,
-	- il Regolamento 2064/97 del 15 10.1999 recante disposizioni in merito al controllo finanziario ed alla certificazione della spese previste. 
	E’ intervenuta, infine, una ultima riprogrammazione (di cui si invia, per opportuna conoscenza, una scheda di sintesi), con la quale, anche mediante l’accorpamento di diversi sottoprogrammi, si è cercato di operare una semplificazione del programma che consenta di ottimizzare la spesa complessiva del POP. 

Decisione C(97) 1035/6 del 23.4.1997 - ammissibilità delle spese e rilevazione della spesa a livello di beneficiario finale.

	Come già a conoscenza delle istituzioni scolastiche che sono state titolari di progetti finanziati dal POP sopracitato, con la Decisione in questione, sono stati modificati alcuni aspetti attuativi delle attività finanziate dai Fondi Strutturali. In particolare, per ciò che riguarda gli effetti sul Programma 940025/I1, è stato modificato il riferimento del beneficiario finale, dal Ministero della Pubblica Istruzione alle Istituzioni scolastiche, per quanto riguarda i progetti da esse attuati, con la conseguenza che i riferimenti contabili degli impegni e delle spese sono, adesso, riferiti alle operazioni effettivamente realizzate da queste ultime.
	In considerazione del fatto che tale decisione è intervenuta nella fase finale della programmazione sono state adottate, d’intesa con la Commissione Europea, alcune modalità transitorie di attuazione di tale decisione che vedrà la sua piena attuazione nella prossima fase programmatica. In questo ambito, tuttavia, al fine di ottemperare a quanto previsto in merito alla rilevazione della spesa effettiva del beneficiario finale, già per le annualità 1998 e 1999, questa Direzione Generale ha effettuato due rilevazioni della spesa effettiva dei progetti finanziati dal Fondo Sociale Europeo, mediante l’invio delle schede  di cui alle note prot. n. 2890 dell’8.4.1999 e prot. n. 69  del 10.1.2000. 
	Una ulteriore rilevazione sarà effettuata per l’anno 2000 e, in presenza di ulteriori spese, anche per l’anno 2001. Sarà effettuata, infine, una rilevazione specifica  per i Progetti finanziati dal Fondo Europeo di Sviluppo Regionale con una scheda che riguarderà tutti gli anni di attuazione. Nello stesso tempo, al fine di concludere in maniera omogenea la gestione del programma, le istituzioni scolastiche oltre alla suddetta scheda dovranno inviare, come di consueto, la rendicontazione finale dei corsi mediante, il modello “Gamma” alla competente Direzione Generale. 
	Questa Direzione Generale procederà, pertanto, ad un riscontro complessivo di tutti i dati contabili così inviati, che, a conclusione, dovranno trovare perfetta corrispondenza. Si richiama, pertanto l’attenzione delle istituzioni scolastiche interessate sull’invio tempestivo di tale documentazione tutte le volte che essa sia richiesta, in quanto tutti gli elementi sopramenzionati sono indispensabili a questo Ufficio per poter inoltrare la richiesta di saldo finale alla Commissione Europea, nonché per l’erogazione di eventuali anticipazioni che potrebbero essere disposte con fondi nazionali .
	Al fine di effettuare un controllo complessivo finale che eviti il verificarsi di errori, difficilmente rettificabili, nella dichiarazione del saldo finale, questa Direzione, continuerà ad effettuare un riscontro ulteriore sia sui dati già acquisiti sia su quelli che saranno acquisiti nei prossimi mesi, sia per quanto riguarda il FESR sia per quanto riguarda il FSE, anche in tal caso, si invitano le istituzioni scolastiche a verificare gli importi con la documentazione presente agli atti  e darne comunicazione tempestiva a questo Ufficio.
	L’esigenza di tale verifica, d’altra parte, è necessaria anche per gli adempimenti esplicitati al successivo punto della presente Circolare relativa ai controlli, che. infatti, saranno effettuati sulla base delle dichiarazioni di spesa delle istituzioni scolastiche nonché dei relativi pagamenti sia del Ministero che delle stesse istituzioni scolastiche. 

Regolamento 2064/97 - controlli finanziari.

	Il Regolamento 2064/97 ha l’obiettivo di garantire che la gestione complessiva dei fondi strutturali sia caratterizzata dalla trasparenza e dalla correttezza delle operazioni nonché di rendere omogenei i sistemi di controllo ad essi relativi a livello europeo . Le modalità di attuazione, pertanto, devono garantire la verificabilità della gestione e dei flussi finanziari dal momento in cui sono inviati dalla Commissione Europea fino alla fase dei pagamenti effettuati dai beneficiari finali.
	Il Regolamento, in particolare, prevede che vi siano sia adeguati controlli interni di gestione a cura delle Amministrazioni titolari dei Programmi Operativi a ciò finalizzati sia controlli esterni a cura di una struttura di controllo che sia indipendente dalla struttura di gestione con il compito di effettuare sia una verifica dei sistemi di controllo sia un controllo “ad hoc” su un campione selezionato di progetti . 
	Per quanto riguarda quest’ultima disposizione è necessaria una definizione a livello normativo non ancora intervenuta.
	In attesa di tale decisione e in previsione di una più adeguata definizione, a livello nazionale, delle modalità di attuazione del regolamento in parola, considerato che tale controllo dovrà essere effettuato, in ogni caso, prima del Saldo finale del Programma dal “controllore indipendente”, per quanto di competenza di questa Direzione Generale, si è proceduto alla elaborazione di una “pista di controllo” formulata in base alle modalità di attuazione che hanno caratterizzato il programma operativo, nonché alla esplicitazione dei sistemi di controllo previsti dalla normativa vigente.
	La pista di controllo indica le procedure seguite e la documentazione che deve essere conservata agli atti a cura dei diversi soggetti coinvolti nella attuazione del programma e fornisce una specifica indicazione in merito alla diversa configurazione della quota nazionale per fondo e per progetto, nonché gli atti che possono essere soggetti a controllo. Una particolare attenzione, già richiamata più volte, dovrà essere dedicata alla conservazione degli atti relativi alla quota nazionale che è oggetto di specifico controllo degli organismi comunitari.

	Al fine di controllare che tutta la documentazione necessaria sia presente in Istituto, si trasmettono in allegato le prime disposizioni inerenti specificamente l’attuazione del suddetto regolamento, nonché le schede che riepilogano le varie fasi e le procedure di realizzazione delle varie azioni (Pista di controllo) nonché i documenti da conservare agli atti considerato che gli istituti beneficiari sono tenuti, secondo quanto previsto dall’art. 23 del Regolamento  (CEE) del 20 luglio 1993. a conservare, a disposizione della Commissione Europea e degli altri organi di controllo, nel corso dei tre anni successivi all’ultimo pagamento di un’azione (nel corso, cioè, dei tre anni successivi all’erogazione del saldo finale dell’intero programma da parte della UE.). tutta la documentazione inerente l’attuazione dei singoli progetti. Tali schede offrono una ricognizione di tutti gli aspetti gestionali e le modalità operative che hanno caratterizzato la passata programmazione affinché siano disponibili per i revisori dei conti o eventuali controlli esterni e possano essere utili per la predisposizione degli atti eventualmente richiesti.
	Nei casi di cambiamento di titolarità, a seguito del dimensionamento della rete scolastica, il dirigente scolastico accorpante dovrà, comunque, acquisire tutta la pregressa documentazione curando che sia corrispondente a quanto appresso indicato.
	E’ necessario, infatti, che sia, in ogni momento, possibile stabilire dove sono conservati gli atti relativi all’attuazione del POP.
	I Provveditori agli Studi cureranno di definire, ove necessario, di volta in volta, la localizzazione dei documenti relativi all’attuazione dei progetti in particolare nel caso in cui un istituto venga scisso ed accorpato a diverse istituzioni scolastiche. Si ricorda, infine, di segnalare a questo Ufficio eventuali irregolarità che siano state riscontrate nell’attuazione dei progetti finanziati con i Fondi Strutturali Europei.

Riprogrammazione 1999

	L’ultima riprogrammazione del POP 940025I 1 è stata approvata con Decisione della Commissione Europea  C(99)4100 del 22.12.1999.Con tale riprogrammazione è stato operato un accorpamento dei sottoprogrammi finanziati dal FSE in cinque misure in relazione alla identità degli obiettivi che già caratterizzavano le iniziative realizzate, mentre per le misure finanziate dal FESR è stata operata, in sostanza, solo una rinumerazione. Si tratta di una riprogrammazione tecnica che è opportuno portare a conoscenza delle istituzioni scolastiche affinché, nell’eventualità di controlli, siano a conoscenza di una diversa classificazione delle misure, fermo restando che gli atti dovranno essere conservati secondo la precedente denominazione. Si allega una tabella riassuntiva di corrispondenza che fa parte integrante della suddetta decisione e rappresenta le nuove misure.

	Si coglie l’occasione per ricordare alle istituzioni scolastiche cui è diretta la presente circolare, di comunicare tempestivamente (fax n. 06/58492770) le eventuali variazioni della banca cassiera e dei relativi dati del conto corrente bancario affinché possano correttamente essere erogati gli ultimi acconti e saldi previsti.

	Si comunica, altresì, che sarà attivo, entro il corrente mese, il seguente sito WEB - www.istruzione.it/fondi strutturali - dedicato alla gestione dei fondi strutturali ove sarà reperibile anche la presente circolare come tutti i documenti e le circolari che riguarderanno la nuova programmazione 2000/2006.

Allegati:
1.	Istruzioni in vista dell’attuazione del Regolamento 2064/97.
2.	Pista di controllo dei progetti finanziati con il FSE.
3.	Pista di controllo dei progetti finanziati con il FESR.
4.	Scheda ricognitiva n. 1-organi che intervengono nella gestione, vigilanza e controllo del Bilancio dell’Istituzione scolastica.
5.	Scheda ricognitiva n.2 - competenze controlli irregolarità.
6.	Scheda riassuntiva della riprogrammazione 1999.

IL DIRETTORE GENERALE
Giuseppe Martinez

ALLEGATO 1

PROGRAMMA OPERATIVO PLURIFONDO (P.O.P.) A TITOLARITA’ MINISTERO DELLA PUBBLICA ISTRUZIONE (Arinco 94.IT.050.018 –FSE 940025/I/1 –FESR 940509005)

REGOLAMENTO (CE) 2064/97 della Commissione  del 15 .10. 1997 recante modalità di applicazione del regolamento (CEE) n. 4253/88 del Consiglio riguardo ai controlli finanziari effettuati dagli Stati membri sulle operazioni cofinanziate dai fondi strutturali.

Attuazione.

ISTRUZIONI SULL’ATTUAZIONE DEL REGOLAMENTO N.2064/97

Il regolamento sopracitato, è intervenuto a disciplinare i sistemi di gestione e di controllo delle attività cofinanziate dai fondi strutturali , assegnando su tale materia la competenza primaria agli Stati membri.
Infatti, secondo quanto prescritto dall’art. 2, i sistemi di gestione e di controllo  si debbono conformare alle seguenti caratteristiche:
a)	assicurare  l’adeguata esecuzione delle forme di intervento conformemente agli obiettivi di una sana gestione finanziaria;
b)	prevedere una certificazione adeguata circa la fondatezza delle domande di pagamento di anticipi e di saldi, basate su spese effettivamente sostenute;
c)	prevedere una pista di controllo adeguata;
d)	specificare l’organizzazione delle competenze ed in particolare i controlli da eseguire ai diversi livelli per garantire la validità delle certificazioni;
e)	rendere agevole  l’individuazione di eventuali carenze o rischi nell’esecuzione di azioni e progetti;
f)	prevedere  interventi correttivi per eliminare carenze, rischi o irregolarità  individuate  durante l’esecuzione del progetto, con particolare riguardo alla gestione finanziaria.

	Le novità introdotte riguardano in particolare  la pista di controllo (art. 2), il controllo del 5% della spesa totale  sovvenzionabile ( art. 3)  e la figura del certificatore indipendente  (art. 8) il cui attestato  dovrà accompagnare la domanda di pagamento del saldo elaborato a cura del Ministero della Pubblica Istruzione.

	Ciò posto, questa Direzione Generale ha proceduto alla  redazione della pista di controllo  che mette in evidenza gli aspetti procedurali dei sottoprogrammi  del POP  e che quindi deve essere necessariamente disponibile presso le istituzioni scolastiche e presso gli uffici centrali e periferici di questo Ministero.
	Per quanto attiene gli organismi che effettuerano il  controllo di 2° livello (controllo indipendente) e di quelli che  renderanno la certicazione da prodursi in allegato alla domanda di saldo, si fa presente che gli stessi dovranno essere individuati con apposito provvedimento.

	Al riguardo appare opportuno sottolineare che i controlli cui si riferisce il Regolamento in parola non hanno le caratteristiche  di  quelli finora effettuati  ( e che dovranno continuare  a sussistere in quanto imposti da precise norme di legge ) ma sono diretti a verificare che i sistemi di gestione e di controllo finora attuati siano sufficienti  a garantire : la regolarità delle spese finanziate dai Fondi strutturali nonché  l’accuratezza e la completezza delle informazioni finanziarie e di ogni altro tipo .

	Sui  controlli, invece, che verranno effettuati  a livello dei singoli operatori appare opportuno che fin d’ora siano richiamate le istituzioni scolastiche affinché si adeguino coerentemente nella predisposizione e nella conservazione degli  atti onde  poter poi più speditamente, e nello stesso tempo  in maniera più completa, soddisfare le esigenze comunitarie.

	I controlli a livello dei funzionari responsabili/operatori hanno , come già detto,  lo  scopo principale  di stabilire se i sistemi di gestione e di controllo delle iniziative funzionano in modo soddisfacente.

	Cinque infatti sono gli obiettivi che si prefiggono tali controlli che sono pertanto ispirati ai seguenti criteri:

1.	Verificare se nella selezione dei funzionari responsabili dei progetti o delle azioni siano state rispettate le norme di “elegibilità”;

2.	Verificare se le entrate e le uscite vengono adeguatamente riportate nei sistemi di contabilità utilizzati dai funzionari e dagli operatori, se le risorse  vengono registrate correttamente e se tali somme rispecchiano in modo corretto le domande di pagamento.

3.	Verificare  (nel caso di amministrazioni o di organismi statali, e ove necessario), se i servizi o le azioni finanziate dai fondi strutturali vengono acquisiti a seguito di regolari gare d’appalto; se si effettuano controlli adeguati sull’apertura delle offerte e se tutte queste vengono valutate  ampiamente  prima di aggiudicare il servizio o l’intervento.

4.	Verificare se i progressi realizzati si rispecchiano fedelmente nelle relazioni o in altri tipi di documenti informativi trasmessi alle autorità degli stati membri.

5.	Verificare  se i funzionari responsabili (o gli operatori) hanno operato in conformità delle norme comunitarie in materia di pubblicità, informazione, equità e ambiente nonché con altra normativa comunitaria pertinente.

	Come si può rilevare il tutto  concernerà l’accertamento  dell’applicazione da parte dell’Istituto  del D. I. 28 maggio 1975 unitamente alle usuali  norme che regolano tutta l’ attività gestionale ed a  quelle particolari e specifiche – sia comunitarie che nazionali - legate proprio alla realizzazione del progetto, comunque sempre  sottolineate  dal Ministero in tutte le note di autorizzazione. 

	Tuttavia, si ritiene opportuno riassumere per sommi capi le esigenze della Comunità Europea, esigenze che peraltro, se correttamente applicata la normativa vigente e seguite le istruzioni inserite nelle  lettere di autorizzazione, ciascun Istituto dovrebbe essere  in grado di poter soddisfare in qualsiasi momento e, pertanto, tutto sommato  non sembra siano  richiesti per la fattispecie  adempimenti aggiuntivi. 
	Ove però si riscontrassero  carenze ,  si  ritiene di dover richiamare l’attenzione dei Capi d’Istituto affinché provvedano in tempo a perfezionare  -sia dal punto di vista formale che sostanziale - quelle situazioni  che se non conformi alle esigenze comunitarie potrebbero poi essere considerate irregolari, con conseguente decurtazione della relativo finanziamento.

	Tanto premesso, si indicano di seguito, in linea generale, alcuni aspetti sui quali verteranno prioritariamente i controlli sia comunitari che nazionali  di secondo livello desumibili dal predetto Regolamento 2064:

1.	Il  numero del C/C bancario o postale dovrebbe essere uguale a quello pro tempore in possesso di questo Ministero e sul quale sono stati disposti gli  accreditamenti. Nel caso in cui la scuola avesse cambiato Istituto cassiere, sarà pertanto opportuno avere la specifica temporale  degli Istituti di credito  che si sono avvicendati nell’espletamento del servizio di tesoreria.
2.	Considerato che l’unità marginale di controllo è il singolo progetto, occorre , in caso di pluralità di progetti, che gli stessi siano tenuti distinti in modo da poter agevolmente verificare per ciascuno di essi il  rispetto delle caratteristiche del POP e quindi poi considerare  legittima la relativa sovvenzione.
3.	Il  preside  e l’istituto  devono  aver mantenuto le iniziali  caratteristiche di ammissibilità per avere titolo alla ricezione dei finanziamenti comunitari. Tale fattispecie si ritiene possa riferirsi al caso della perdita di autonomia di un’istituzione  e quindi successiva aggregazione  ad altra istituzione - ma di diverso ordine scolastico - o  ai casi di sezioni staccate o sedi  coordinate  che sono state aggregate ad altre istituzioni anche in questo caso  di diverso ordine di studi  . Il progetto assegnato riguarderà in effetti  soltanto la sezione staccata  o la sede coordinata (che  ha solo perduto la sua per così dire indipendenza  o  che ha cambiato aggregazione)  ma che in effetti  continua sia pur con una mutata veste giuridica  a perseguire le stesse finalità.
4.	Deve essere  esattamente e facilmente  individuata ed individuabile  la persona  responsabile pro- tempore della verifica della validità e della esattezza di ogni domanda di  pagamento ;
5.	E’  richiesta  una chiara separazione  di ruoli tra il personale responsabile delle certificazioni di ricevimento delle merci o dei servizi  e quello addetto all’esecuzione dei pagamenti.

Sui predetti punti 4 e 5  si prega di procedere alla individuazione del personale interessato  e , nel caso di avvicendamenti , alla specificazione, accanto a ciascuno, dei  tempi di permanenza nella scuola .
6.	Il controllo verificherà l’ esistenza  di procedure che garantiscono sia che i pagamenti non possono essere effettuati senza essere registrati sia che i pagamenti  non possono essere registrati se non realmente effettuati. Ciò posto  va da sé che ciò non crea particolari problematiche   ed è facilmente dimostrabile in quanto essendo  vietate “le gestioni fuori-bilancio” , di ogni movimento finanziario esiste traccia nei  documenti contabili. 
7.	I pagamenti effettuati  devono riferirsi solamente alle merci o ai servizi ricevuti e devono essere conformi alle norme di ammissibilità. Sul punto non ci dovrebbero essere particolari problemi in quanto, com’è noto, ogni pagamento dev’essere appoggiato da idonea e probante documentazione  ivi compresa quella – a seconda del prodotto fornito (bene o servizio ) inerente al nulla osta per la liquidazione , all’attestazione della  regolarità della  fornitura ed al collaudo.
Sulla materia  si richiama anche l’attenzione alla decisione della Ce in  merito alle schede di ammissibilità delle spese, cui si è fatto sempre rinvio sia nelle note di autorizzazione sia nel corso dei seminari tenuti da questo ministero  in merito all’ammissibilità delle spese delle azioni cofinanziate.
8.	Gli importi dei pagamenti debbono essere corretti.
9.	L’’IVA deve essere considerata e , ove non dovuta, si rammenta che dovranno essere  ben specificate le motivazioni dell’esenzione. 
10.	Le Entrate e le Uscite finanziarie inerenti al progetto devono essere tenute distinte dalle altre attività. Anche  su questo punto non sembrano sussistere difficoltà in quanto com’è noto, è stato sempre raccomandato sia l’iscrizione dei movimenti contabili nei prescritti  capitoli del bilancio sia l’istituzione di sottofascicoli tanto per il FSE che per il FESR in modo da evitare “confusioni” di gestione.
11.	La contabilità deve essere improntata in maniera che le spese di un progetto non possano essere imputate ad un  altro progetto. Anche sul punto sono state sempre fornite istruzioni sia nelle lettere di autorizzazione sia nel corso dei vari seminari tenuti da questo Ministero e rivolti al personale della scuola.
12.	Deve essere individuata la persona incaricata di controllare le richieste di pagamento e di attestante la loro correttezza. Sul punto si richiama quanto già detto all’inizio sia a proposito degli avvicendamenti del personale sia a proposito della razionalizzazione  della rete scolastica.
13.	Deve essere individuata la persona (o le persone) che provvedono alla preparazione delle domande di pagamento. Anche qui si  fa rinvio a  quanto detto al punto precedente.
14.	Agli atti della scuola  deve trovarsi la probante documentazione giustificativa delle spese indicate nella richiesta di pagamento, come peraltro previsto dalla normativa vigente e come più volte ribadito nelle lettere di autorizzazione.
15.	Debbono essere  state rispettate le procedure comunitarie e nazionali in materia appalti pubblici di forniture Su questo punto il Ministero ha richiamato sempre l’attenzione degli operatori scolastici nelle lettere di autorizzazione delle attività specificando, altresì, che fosse data  applicazione, laddove non ne sussistevano le condizioni,  all’art. 34  del D.I. 28.5.1975.
16.	Occorre dimostrare che sono state rispettate le norme che vietano il frazionamento artificioso del contratto. Anche in materia è stata data ampia informativa e quindi non ci dovrebbero essere difficoltà di sorta per la relativa dimostrazione.
17.	Particolare attenzione va posta sul problema delle offerte, ossia sulla loro registrazione, sul rilascio della ricevuta agli offerenti, se vengono stabiliti i criteri di valutazione prima del ricevimento delle domande, se tutte  le offerte ricevute vengono valutate in base a questi criteri, se  viene registrata la valutazione su ciascuna offerta ed a cura di chi, se vengono ampiamente documentate le decisioni di aggiudicazione dei contratti. Sul punto comunque soccorre l’art. 34 del D.I. 1975 e quindi anche in proposito la dimostrazione di quanto richiesto non dovrebbe creare difficoltà.
18.	La Comunità vuole avere conferma che le azioni siano state sufficientemente pubblicizzate. Anche sul punto non dovrebbero esserci particolari difficoltà sia per dimostrare l’osservanza delle norme comunitarie in materia di pubblicità (sulle quali sono state sempre fornite- anche in sede di autorizzazione delle attività-  le raccomandazioni del caso) sia  per dare conto delle azioni informative e pubblicitarie intraprese .
19.	Lo stesso discorso poi  si ritiene possa essere fatto per dimostrare  che nell’attuazione delle attività è stata sempre garantita la “visibilità” dell’intervento europeo. 

P.O. 940025 I 1 - FSE
FASI E PROCEDURE DI REALIZZAZIONE DEI PROGETTI
ALLEGATO 2

Attività a cura del MINISTERO	Attività a cura del PROVVEDITORATO AGLI STUDI	Documentazione da conservare a cura del PROVVEDITORATO	Attività a cura dell'ISTITUTO	Documentazione da conservare a cura dell'ISTITUTO	
A- SELEZIONE DEI PROGETTI	A- SELEZIONE DEI PROGETTI	A- SELEZIONE DEI PROGETTI	A- SELEZIONE DEI PROGETTI	A- SELEZIONE DEI PROGETTI	
1.	
1.	Richiesta dell'organico delle classi post-qualifica (stp 1) e delle classi del triennio (stp 9)
2.	Individuazione da parte degli ispettori degli Istituti cui attribuire i pacchetti di Formazione Formatori (stp. 2-3-6-8-13) ed i corsi per la formazione continua (stp. 4-12-15-17). Incarico di coordinamento del progetto agli Ispettori di settore.
3.	Circolare indirizzata ai Provveditorati per la valutazione dei progetti presentati dagli Istituti relativamente ai stp 5-16

	1.	Diffusione della circolare e del formulario di presentazione agli Istituti	1.	Copia delle circolari emanate dal Ministero della P.I: sulla attuazione dei vari sottoprogrammi	1.	Trasmissione dell'organico sul modello predisposto dal M.P.I.
2.	Presentazione al Provveditorato agli Studi dei progetti secondo il formulario predisposto dal M.P.I.	1.	Richiesta del numero delle azioni per le classi dei corsi post-qualifica (stp 1) e per le azioni contro la dispersione scolastica (stp 9)
2.	Copia dei progetti	

Attività a cura del MINISTERO	Attività a cura del PROVVEDITORATO AGLI STUDI	Documentazione da conservare a cura del PROVVEDITORATO	Attività a cura dell'ISTITUTO	Documentazione da conservare a cura dell'ISTITUTO	
B- AUTORIZZAZIONE	B- AUTORIZZAZIONE	B- AUTORIZZAZIONE	B- AUTORIZZAZIONE	B- AUTORIZZAZIONE	
1.	
1.	Assegnazione ed autorizzazione dei corsi a seguito:
a) della programmazione già approvata dall' UE: (stp.1- 9)
b) delle liste di priorità trasmesse dai provveditorati a seguito della valutazione (stp. 5-16)
c) dell'individuazione degli Istituti da parte degli Ispettori (stp 2-3-4-6-8-12-13-15-17)
d) dell'individuazione delle scuole medie ed elementari	1.	Coordinamento, supporto e controllo.
2.	Nomina del comitato di valutazione per i stp 5 e 16.
3.	Valutazione dei progetti e trasmissione delle liste di priorità secondo il numero dei corsi disponibili per provincia indicati del MPI per i  STP 5 e 16. Dal 1998 anche per il stp 9.	1.	Documentazione relativa ad eventuali controlli effettuati 
2.	Copia della nomina dei gruppi di valutazione
3.	Copia delle liste di priorità per i stp. 5 e 16.	1.	Delibera del Collegio dei Docenti per l'inserimento dei corsi nella programmazione annuale dell'Istituto.
2.	Delibera del Consiglio d'Istituto per l'acquisizione in bilancio degli importi previsti
3.	Nomina del gruppo di progetto
4.	Progettazione dei percorsi formativi all'interno del piano didattico dell'Istituto
5.	Stipulazione dei contratti, delle convenzioni e lettera di incarico agli esperti 
6.	Predisposizione dei registri firma per docenti, Esperti, alunni e personale ATA
7.	Verbali del gruppo di progetto
8.	Acquisizione di tutta la documentazione comprovante le spese sostenute	1.	Copia lettera di autorizzazione del Ministero della P.I.
2.	Delibera del Collegio dei Docenti.
3.	Delibera del Consiglio di Istituto.
4.	Nomina del Gruppo di Progetto.
5.	Progetti formativi attivati.
6.	Copia dei contratti, delle convenzioni e delle lettere di incarico/nomina dei docenti esperti.
7.	Registri firma per i docenti, esperti, alunni e personale ATA relativi alla quota comunitaria.
8.	Copia delle nomine (o assegnazioni delle classi) dei docenti coinvolti nei stp 1-4-9-12-14-17
9.	Registri firma per docenti, relativi alla quota nazionale per i stp 1-4-9-12-14-17
10.	Verbali del Gruppo di Progetto
11.	Documentazione comprovante le spese sostenute (mandati, fatture, tabelle comparative, ecc.)

	
Attività a cura del MINISTERO	Attività a cura del PROVVEDITORATO AGLI STUDI	Documentazione da conservare a cura del PROVVEDITORATO	Attività a cura dell'ISTITUTO	Documentazione da conservare a cura dell'ISTITUTO	
C - ATTUAZIONE	C - ATTUAZIONE	C – ATTUAZIONE	C - ATTUAZIONE	C - ATTUAZIONE	
C1 - PAGAMENTI	C1 - PAGAMENTI	C1 – PAGAMENTI	C1 - PAGAMENTI	C1 - PAGAMENTI	
1.	Richiesta di pagamento degli acconti e del saldo al Ministero del Tesoro (IGRUE) relativamente alla quota comunitaria per tutti i sottoprogrammi e per la quota nazionale per i stp 2-3-5-6-8-113-14-15-16-e 17
2.	Pagamento degli acconto e del saldo da parte del M.P.I. (fondi derivanti dal Piano Nazionale di Aggiornamento) relativamente alla quota nazionale dei stp 2-3-6-8-13 con relativa apertura di credito in favore dei Provveditori agli Studi	

1.	Ordinativi di pagamento a favore degli Istituti per la quota nazionale relativa ai stp 2-3-6-8-13
2.	Ordinativi diretti a favore delle Istituzioni
3.	Preavvisi di pagamento	

1.	Copia dell'apertura di credito
2.	Copia dei pagamenti relativamente ai stp 2-3-6-8-13
3.	Copia ordinativi diretti a favore delle Istituzioni
4.	Copia preavvisi di pagamento	1.	Iscrizione in bilancio nel capitolo previsto delle somme erogate dalla Comunità, dal Ministero del Tesoro e dal M.P.I.	1.	Bilancio dell'Istituto
2.	Documentazione comprovante l'accredito da parte del Ministero del Tesoro degli acconti/saldi Comunitari per tutti i stp

1.	Documentazione relativa al pagamento della quota nazionale da parte del Ministero del Tesoro stp 2-3-6-8-13
2.	Documentazione relativa al pagamento della quota nazionale da parte del M.P.I. (Piano Nazionale Aggiornamento) stp -2-3-6-8-13
3.	Documento comprovante lo stipendio mensile lordo dei docenti coinvolti nei stp 1-4-9-12-14-17 (quota nazionale)	
C2 - MONITORAGGIO E VALUTAZIONE	C2 - MONITORAGGIO E VALUTAZIONE	C2 – MONITORAGGIO E VALUTAZIONE	C2 - MONITORAGGIO E VALUTAZIONE	C2 - MONITORAGGIO E VALUTAZIONE	
1.	Invio schede per il monitoraggio fisico e finanziario (Beta e Gamma)
2.	Acquisizione dei dati del monitoraggio fisico modello Beta
3.	Audit sulla qualità della realizzazione dei corsi cofinanziati dai Fondi Strutturali (MOVAL)			1.	Trasmissione al Ministero delle schede di monitoraggio BETA e GAMMA e della relazione finale
2.	Collabora con l'Ispettore incaricato dal Ministero per il controllo della qualità nell'Istituto. La relazione sull'esito della visita viene trasmessa al Ministero
	1.	Modello Beta iniziale 
2.	Modello Beta finale 
3.	Relazione finale
4.	Modello Gamma 
5.	Copia autocertificazione della spesa	
Attività a cura del MINISTERO	Attività a cura del PROVVEDITORATO AGLI STUDI	Documentazione da conservare a cura del PROVVEDITORATO	Attività a cura dell'ISTITUTO	Documentazione da conservare a cura dell'ISTITUTO	
D - RENDICONTAZIONE	D - RENDICONTAZIONE	D – RENDICONTAZIONE	D - RENDICONTAZIONE	D - RENDICONTAZIONE	
1.	Acquisizione del Rendiconto da parte delle Istituzioni scolastiche, redatto sull'apposito modello predisposto dal Ministero e contenente notizie sia di ordine finanziario sia di ordine amministrativo e didattico circa la regolarità de progetto eseguito e la sua corrispondenza con quanto inizialmente approvato
2.	Istruttoria, disamina e controllo dell'elaborato
3.	Determinazione dell'importo da erogare a saldo all'Istituzione scolastica sia per la quota nazionale che per la quota comunitaria e predisposizione dei conseguenti documenti per il relativo pagamento

			1.	Compilazione del modello di rendiconto in tutte le sue parti in conformità a quanto risulta dalle scritture e dai documenti esistenti agli atti della scuola
2.	Invio del documento alle Direzioni Generali competenti presso il Ministero P.I
3.	Compilazione della dichiarazione di spesa effettiva (autocertificazione della spesa)
4.	Invio della dichiarazione alla Direzione Generale Scambi Culturali	1.	Modello Gamma (rendiconto)
2.	Relazione Finale
3.	Scheda di autocertificazione della spesa	

P.O. 940025 I 1 - FESR
FASI E PROCEDURE DI REALIZZAZIONE DEI PROGETTI
ALLEGATO 3

Attività a cura del MINISTERO	Attività a cura del PROVVEDITORATO AGLI STUDI	Documentazione da conservare a cura del PROVVEDITORATO	Attività a cura dell' ISTITUTO	Documentazione da conservare a cura dell' ISITUTO	
A- SELEZIONE DEI PROGETTI	A- SELEZIONE DEI PROGETTI	A- SELEZIONE DEI PROGETTI	A- SELEZIONE DEI PROGETTI	A- SELEZIONE DEI PROGETTI	
1	Accertamento e determinazione dell'importo complessivo da autorizzare per l'annualità considerata. Ciò viene attuato sulla base di quanto previsto dal Piano Finanziario del P.O. per quell'annualità. Questo adempimento è stato posto in essere: 
- negli anni 95, 96 e 97 dalla DG Professionale e Tecnica (d'ora in avanti DG. PROF. e DG TECN.) 
- nel 98 e nel 99, a seguito del D.M. 108 del 9.3.1998, dalla DG Scambi Culturali (d'ora in avanti DGSC)
2	Invio di una lettera ministeriale ai Provveditori agli Studi con allegato il formulario per la presentazione dei progetti e con l'indicazione:
- dell'importo massimo del progetto secondo la misura e la tipologia dell'Istituto
- delle modalità di presentazione del progetto
-	delle modalità di selezione degli stessi, selezione che
	1	Acquisizione lettera ministeriale di istruzioni con allegato il formulario per la presentazione dei progetti 
2	Diffusione di quanto sopra alle dipendenti Istituzioni scolastiche
3	Costituzione della Commissione per la selezione dei progetti
4	Selezione dei progetti da parte di detta Commissione
5	Invio al Ministero (DG. PROF. e DG TECN.) di una lettera contenente l'elenco dei progetti approvati, in stretto ordine di priorità	1	Copia delle lettere ministeriali con i formulari
2	Lettera relativa alla diffusione delle informazioni 
3	Copia della nomina della commissione per la valutazione dei progetti
4	Copia dell'elenco dei progetti approvati	1	Ricezione lettera provveditoriale che indica le modalità per la presentazione dei progetti, l'importo massimo del finanziamento concesso ecc, nonché il formulario per la presentazione dei progetti stessi
2	Deliberazione del Consiglio d'Istituto che manifesta la volontà della scuola di aderire al progetto
3	Costituzione di un gruppo di progetto 
4	Redazione del progetto
5	Invio del progetto al Provveditorato agli Studi.	1.	Copia del progetto approvato dal Provveditorato
2.	Delibera del Consiglio d'Istituto per adesione al progetto
3.	Copia della nomina del gruppo di progetto	
Attività a cura del MINISTERO	Attività a cura del PROVVEDITORATO AGLI STUDI	Documentazione da conservare a cura del PROVVEDITORATO	Attività a cura dell'ISTITUTO	Documentazione da conservare a cura dell'ISTITUTO	
A- SELEZIONE DEI PROGETTI	A- SELEZIONE DEI PROGETTI	A- SELEZIONE DEI PROGETTI	A- SELEZIONE DEI PROGETTI	A- SELEZIONE DEI PROGETTI	
sarà effettuata da una Commissione ad hoc
- delle modalità di costituzione della Commissione ecc.
- delle modalità di invio al Ministero dell'elencazione dei progetti approvati (in stretto ordine di priorità.
Questo adempimento viene posto in essere dalla DG PROF. e dalla DG. TECN., d'intesa con la DGSC
6	Acquisizione note provveditoriali con elencazione dei progetti in stretto ordine di priorità
7	Determinazione del QUANTUM da assegnare ad ogni Provveditore, per quanto possibile in coerenza con quanto previsto dal P.O. per Regione.
Questo adempimento viene posto in essere dalla DG. PROF. e dalla DG. TECN.

					

Attività a cura del MINISTERO	Attività a cura del PROVVEDITORATO AGLI STUDI	Documentazione da conservare a cura del PROVVEDITORATO	Attività a cura dell'ISTITUTO	Documentazione da conservare a cura dell'ISTITUTO	
B- AUTORIZZAZIONE	B- AUTORIZZAZIONE	B- AUTORIZZAZIONE	B- AUTORIZZAZIONE	B- AUTORIZZAZIONE	
1.	Scelta dei progetti da autorizzare, effettuata secondo l'ordine di priorità segnalato
2.	Invio lettera ministeriale di autorizzazione ai Presidi e, p.c. ai Provveditori agli Studi contenente l'importo massimo del finanziamento concesso ed una serie di istruzioni sia amministrative sia contabili per la sua realizzazione.

Questo adempimento viene posto in essere dalla DG.PROF e dalla DG. TECN., d'intesa con la DGSC		1.	Copia lettera con i progetti finanziati dal Ministero P.I.	1.	Acquisizione lettera ministeriale di autorizzazione
2.	Deliberazione del Consiglio d'Istituto di adesione al progetto
3.	Delibera del Consiglio d'Istituto che accerta la maggiore entrata, pari all'importo autorizzato
4.	Avvio ed esecuzione del progetto
5.	Deliberazione del Consiglio d'Istituto per l'indizione delle gare ex art. 34 del D.I. del maggio 1975 ed espletamento quindi delle prescritte procedure
6.	Espletamento delle gare
7.	Deliberazione della Giunta Esecutiva che propone al Consiglio d'Istituto la graduatoria delle ditte per la scelta del vincitore
8.	Deliberazione del Consiglio d'Istituto per la scelta del vincitore della gara
9.	Inizio dell'esecuzione del progetto

	1.	Copia della lettera di autorizzazione
2.	Delibera del Consiglio d'Istituto per l'iscrizione in Bilancio dell'importo autorizzato
3.	Copia del bando di gara
4.	Copia prospetto comparativo e le offerte di almeno tre ditte interpellate
5.	Delibera della Giunta Esecutiva con l'elenco delle Ditte
6.	Delibera del Consiglio d'Istituto per l'assegnazione della gara
7.	Relazione del Preside con l'indicazione del motivo degli acquisti e delle scelte, del numero, del tipo, delle qualità e delle attrezzature già esistenti	
Attività a cura del MINISTERO	Attività a cura del PROVVEDITORATO AGLI STUDI	Documentazione da conservare a cura del PROVVEDITORATO	Attività a cura dell' ISTITUTO	Documentazione da conservare a cura dell' ISTITUTO	
C - ATTUAZIONE	C - ATTUAZIONE	C - ATTUAZIONE	C - ATTUAZIONE	C - ATTUAZIONE	
C1 - PAGAMENTI	C1 - PAGAMENTI	C1 - PAGAMENTI	C1 - PAGAMENTI	C1 - PAGAMENTI	
1.	QUOTA COMUNITARIA
Che viene disposta nel rispetto delle prescritte percentuali del 50% per il I° acconto, del 30% per il II° acconto e del 20% o del resto per il saldo

Questo adempimento viene posto in essere dalla DGSC ed è articolato come segue:
- acquisizione da parte della DG PROF. E DG TECN. dell'elenco degli Istituti destinatari del pagamento
- invio lettera al Ministero del Tesoro - Ragioneria Generale dello Stato - IGRUE Div. VII- con allegati gli elenchi delle Istituzioni scolastiche, cui erogare l'importo previsto per ciascuna di esse
- trasmissione di copia di quest'ultima lettera alla DG. PROF. e alla DG. TECN. che provvederanno ad inviare agli Istituti il preavviso di pagamento
- acquisizione da parte della DGSC della disposizione di pagamento inviata dall'IGRUE
			Nel presente paragrafo per completezza d'informazione si ritiene di dover illustrare tutti i passaggi delle diverse fasi della spesa che per la sua tipologia grava sul finanziamento nel suo complesso, senza distinzioni di quota nazionale e/o comunitaria.
1.	Previsione. Avviene con l'iscrizione della stessa nel bilancio di previsione e con l'indicazione della relativa copertura, in questo caso il finanziamento del progetto, cosi come indicato nella lettera d'autorizzazione
2.	Deliberazione del Consiglio d'Istituto (ex art. 34 del D.I. maggio 1975).
3.	Liquidazione. cioè la determinazione dell'entità e l'individuazione del creditore: Ciò avviene ovviamente, dopo la ricezione del materiale, dopo la ricezione della fattura e dopo che il materiale stesso sia stato debitamente collaudato.
4.	Ordinazione che si ha con l'emissione del mandato, cioè dell'ordine di pagamento all'Istituto cassiere.
5.	Pagamento che viene effettuato dalla Banca	1.	Verbale di collaudo del materiale.
2.	Documentazione comprovante la liquidazione della spesa.
3.	Mandato di pagamento	

Attività a cura del MINISTERO	Attività a cura del PROVVEDITORATO AGLI STUDI	Documentazione da conservare a cura del PROVVEDITORATO	Attività a cura dell' ISTITUTO	Documentazione da conservare a cura dell' ISTITUTO	
C - ATTUAZIONE	C - ATTUAZIONE	C - ATTUAZIONE	C - ATTUAZIONE	C - ATTUAZIONE	
C1 - PAGAMENTI	C1 - PAGAMENTI	C1 - PAGAMENTI	C1 - PAGAMENTI	C1 - PAGAMENTI	
2.	QUOTA NAZIONALE
La quota del cofinanziamento nazionale viene disposta nella quasi totalità dei casi con le stesse aliquote della quota 
Comunitaria e quasi sempre in concomitanza con la stessa.
La quota di cofinanziamento nazionale può gravare, in relazione ai diversi stp.: sullo Stato di Previsione della Spesa del Ministero della P.I. relativamente ai capitoli del funzionamento delle Direzione Generali competenti, ovvero sul Fondo di Rotazione o, infine, per le Istituzioni della Regione siciliana, sui fondi del Bilancio Regionale.
L'iter procedurale è quello previsto dalla normativa vigente per le diverse fonti di finanziamento sopraindicate

Documentazione:
1.	Decreti di autorizzazione della spesa
2.	Ordini di accreditamento
3.	Mandati della Regione Siciliana
4.	Disposizioni di pagamento inviati al Ministero del Tesoro	1.	Ricezione apertura di credito ad hoc sui cap. del funzionamento delle Direzioni Generali competenti
2.	Emissione ordinativi diretti a favore delle Istituzioni scolastiche 
3.	Emissione preavvisi di pagamento	1.	Copia dell'apertura di credito
2.	Copia ordinativi diretti a favore delle Istituzioni 
3.	Copia preavvisi di pagamento	cassiera al creditore il quale deve rilasciare quietanza.
6.	Restituzione del titolo di spesa estinto da parte della Banca.
7.	Conservazione di tale titolo di spesa estinto insieme alla documentazione giustificativa nel fascicolo del corrispondente capitolo di spesa.		

Attività a cura del MINISTERO	Attività a cura del PROVVEDITORATO AGLI STUDI	Documentazione da conservare a cura del PROVVEDITORATO	Attività a cura dell'ISTITUTO	Documentazione da conservare a cura dell'ISTITUTO	
C - ATTUAZIONE	C - ATTUAZIONE	C - ATTUAZIONE	C - ATTUAZIONE	C - ATTUAZIONE	
C2 - MONITORAGGIO E VALUTAZIONE	C2 - MONITORAGGIO E VALUTAZIONE	C2 - MONITORAGGIO E VALUTAZIONE	C2 - MONITORAGGIO E VALUTAZIONE	C2 - MONITORAGGIO E VALUTAZIONE	
1.	Invio schede per il monitoraggio finanziario
2.	Acquisizione dei dati del monitoraggio finanziario
3.	Audit sulla qualità della realizzazione dei corsi cofinanziati dai Fondi Strutturali (MOVAL)			1.	Trasmissione al Ministero, entro i termini previsti, delle schede di monitoraggio finanziario
2.	Collabora con l'Ispettore incaricato dal Ministero per il controllo della qualità nell'Istituto: La relazione sull'esito della visita viene trasmessa al Ministero P.I.

	1.	Copia delle schede di monitoraggio finanziario
2.	Eventuale copia della relazione dell'Ispettore	
Attività a cura del MINISTERO	Attività a cura del PROVVEDITORATO AGLI STUDI	Documentazione da conservare a cura del PROVVEDITORATO	Attività a cura dell'ISTITUTO	Documentazione da conservare a cura dell'ISTITUTO	
D - RENDICONTAZIONE	D - RENDICONTAZIONE	D - RENDICONTAZIONE	D - RENDICONTAZIONE	D - RENDICONTAZIONE	
1.	Acquisizione del Rendiconto da parte delle Istituzioni scolastiche, redatto sull'apposito modello predisposto dal Ministero e contenente notizie sia di ordine finanziario sia di ordine amministrativo e didattico circa la regolarità del progetto eseguito e la sua corrispondenza con quanto inizialmente approvato.
2.	Istruttoria, disamina e controllo dell'elaborato.
3.	Determinazione dell'importo da erogare a saldo all'Istituzione scolastica sia per la quota nazionale che per la quota comunitaria e predisposizione dei conseguenti documenti per il relativo pagamento 

A tutto ciò provvedono le Direzioni Generali competenti

Per l'operazione successiva, cioè per il pagamento si procede come segue:
La DGSC acquisisce gli elenchi con l'indicazione degli Istituti destinatari del saldo dalle direzioni Generali competenti e provvede al pagamento della quota comunitaria

			1.	Compilazione del modello di rendiconto in tutte le sue parti sulla base di quanto risulta dalle scritture e dai documenti esistenti agli atti della scuola.
2.	Invio del documento alle Direzioni Generali competenti del Ministero	1.	Copia del rendiconto	
Attività a cura del MINISTERO	Attività a cura del PROVVEDITORATO AGLI STUDI	Documentazione da conservare a cura del PROVVEDITORATO	Attività a cura dell'ISTITUTO	Documentazione da conservare a cura dell'ISTITUTO	
D - RENDICONTAZIONE	D - RENDICONTAZIONE	D - RENDICONTAZIONE	D - RENDICONTAZIONE	D - RENDICONTAZIONE	
1.	Il pagamento della quota nazionale avviene come descritto per la quota comunitaria e grava con imputazioni diverse a seconda del sottoprogramma di riferimento e cioè:
•	Sui capitoli del funzionamento delle direzioni Generali competenti
•	Sul Fondo di Rotazione
•	Sui fondi del Bilancio Regionale per gli Istituti della Regione Sicilia					

ALLEGATO 4

SCHEDA N. 1

Pista c

COMPETENZE – CONTROLLI   -   TRATTAZIONE DELLE IRREGOLARITA’
(ART. 2 LETTERE SUB d) e) f) Reg. 2064/97)

1. COMPETENZE :_ORGANIZZZAZIONE 

Con Direttiva del Ministro della Pubblica Istruzione datata 10 aprile 1995 (registrata alla Corte dei Conti il successivo 19 maggio R. 1 , F. 94 ), è stato definito il concreto quadro normativo per la gestione del POP ed individuata la ripartizione delle competenze, a livello centrale e periferico per la sua ottimale attuazione.
A seguito poi  del Decreto del Ministro della Pubblica Istruzione (n. 108 del 9.3.1998) l’attività  di coordinamento, già facente capo alla Direzione Generale per l’istruzione Professionale, è passata alla  Direzione Generale Scambi Culturali (d’ora in avanti DGSC).
Pertanto l’autorità responsabile in ordine alle  attestazioni di spesa ed alle domande di pagamento si identifica:
•	fino all’8 marzo 1998 nel Direttore Generale dell’Istruzione Professionale;
•	dal 9 marzo 1998 nel Direttore Generale degli Scambi Culturali..

In coerenza con il citato  Decreto del Ministro dell’ 8 marzo 1998  e con la predetta  Direttiva ed al fine  pertanto di uniformare   il compendio delle attività di tutti gli uffici interessati, con specifica lettera  del 31.7.1998  la Direzione Generale Scambi Culturali ha  fornito  alle Direzioni Generali che intervengono  nell’attuazione del POP alcune precisazioni in merito agli aspetti procedurali dei principali adempimenti .
Tra le Direzioni Generali del Ministero intervengono  nella gestione del POP soltanto le seguenti :
•	la Direzione Generale Istruzione Professionale, per gli istituti professionali ;
•	la Direzione Generale Istruzione Tecnica, per gli istituti tecnici;
•	la Direzione Generale Istruzione Classica, Scientifica e Magistrale, per i licei (classici e     scientifici  e gli Istituti Magistrali);
•	l’Ispettorato Istruzione Artistica, per gli istituti  di istruzione artistica;
•	la Direzione Generale Istruzione Secondaria di I° grado , per le scuole medie;
•	la Direzione Generale Istruzione Elementare, per le scuole elementari.

Gli adempimenti, quindi, e gli interventi di ciascuna Direzione Generale nella realizzazione del POP si possono così sintetizzare:

•	la programmazione: la DGSC provvede a dare puntuale informativa a ciascuna Direzione Generale sugli importi degli impegni da assumere e sul numero delle attività da realizzare e fornisce altresì le linee guida generali per l’uniforme gestione delle attività;

•	l’attività di selezione dei progetti avviene in sede centrale o periferica (a seconda del sottoprogramma) nell’ambito dell’ordinaria attività di ciascuna Direzione Generale preposta alla realizzazione delle attività;

•	l’autorizzazione  delle iniziative alle istituzioni scolastiche viene fatta dalla competente Direzione Generale la quale provvede anche all’autonoma trattazione delle problematiche inerenti alla loro ordinaria gestione;

•	i pagamenti della quota comunitaria sono disposti dalla DGSC; 

•	i pagamenti  del cofinanziamento nazionale hanno un iter diverso a seconda della fonte di approvvigionamento e sono quindi disposti:
-	dalla DGSC se sono a carico del Fondo di Rotazione;
-	da ciascuna Direzione Generale, titolare del centro di spesa, se sono a carico del Bilancio del Ministero della Pubblica Istruzione;
-	nei casi in cui di cofinanziamento nazionale che non dà luogo a variazioni di cassa (essendo lo stesso costituito – come da POP - dall’attribuzione di una quota dello stipendio degli insegnanti della scuola impegnati per la realizzazione del sottoprogramma ) non ci sono adempimenti da porre in essere. Rimane però fermo l’obbligo dell’istituzione scolastica di tenere apposito registro di presenza delle firme degli insegnanti per rendere poi possibile la dimostrazione dell’importo successivamente attribuito a titolo di cofinanziamento;

•	la verifica della rendicontazione, resa dalle istituzioni scolastiche al termine delle attività, fa capo alla competente Direzione Generale che deve pertanto provvede ai necessari adempimenti istruttori per l’esame dei relativi consuntivi e, previa dichiarazione di regolarità, a richiedere alla DGSC l’erogazione del saldo; 

•	le irregolarità rilevate seguono il normale iter contenzioso all’interno delle competenze proprie di ciascuna Direzione Generale, ivi comprese le conseguenti azioni, anche di recupero, intese alla salvaguardia ed alla tutela degli interessi erariali e comunitari. Sul punto si rinvia allo specifico paragrafo.

2-CONTROLLI 

Prima di iniziare il presente paragrafo, si ritiene opportuno indicare alcuni principi fondamentali che stanno alla base di tutta la contabilità pubblica e che sono stati pertanto ribaditi – per ciò che riguarda le istituzioni scolastiche - nel D.I. 28.5.1975 (Ministero del Tesoro e della Pubblica Istruzione) recante disposizioni amministrativo-contabili per le istituzioni scolastiche di ogni ordine e grado 

Si ritiene utile, nel contempo, fornire un breve cenno sui documenti giustificativi riguardanti la casistica più ricorrente nelle medesime istituzioni.

PRINCIPI FONDAMENTALI:

•	sono vietate le gestioni fuori-bilancio;
•	nessuna spesa può essere effettuata se non sia stata contemplata in bilancio e non deve oltrepassare i limiti del relativo stanziamento;
•	i componenti del Consiglio di Istituto e della Giunta Esecutiva rispondono personalmente per le spese eccedenti gli stanziamenti;
•	gli acquisti devono formare oggetto di specifica deliberazione del Consiglio d’Istituto, dalla quale devono risultare i mezzi di finanziamento, i prezzi unitari, il prezzo complessivo ed i capitoli di imputazione della spesa. Alla deliberazione devono essere allegati il prospetto comparativo e le offerte delle ditte interpellate (almeno tre se ex art. 34 D.I. 28.5.1975), la relazione del preside con l’indicazione dei motivi degli acquisti e delle scelte, del numero e delle qualità, del tipo e della destinazione del materiale;
•	è vietato il ”maneggio” di denaro; 
•	tutte le entrate sono versate direttamente all’Istituto bancario che espleta il servizio di cassa mediante Ordini di Incasso (reversali );
•	i titoli di spesa debbono essere firmati da tre persone: il preside, il responsabile amministrativo (segretario) ed un membro della Giunta Esecutiva(dalla stessa nominato a tale scopo);
•	tutti i pagamenti sono effettuati dalla banca mediante ordini di pagamento (mandati) su cui devono essere indicati: le generalità del creditore, la causale, la somma, la data di emissione, gli estremi degli atti di autorizzazione (delibere del Consiglio d’Istituto), la documentazione di spesa (fatture ecc.);
•	i titoli di spesa estinti vengono restituiti dalla banca e conservati presso l’ufficio di segretaria, in particolare nel fascicolo attinente al relativo capitolo di spesa del corrispondente anno finanziario, corredati dei relativi documenti giustificativi.

DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI:

a)	per le entrate (anche le entrate vanno documentate):
la reversale (emessa dalla banca cassiera) dovrà essere corredata dalla lettera ministeriale di comunicazione del pagamento disposto sia che esso riguardi la quota comunitaria a carico dell'FSE/FESR sia che esso riguardi il cofinanziamento nazionale a carico dello stato di previsione della spesa del Ministero della Pubblica Istruzione;

b)	per le spese:
il mandato dovrà essere corredato, principalmente, dalla fattura. Questa deve risultare regolare sia nei suoi requisiti formali (intestazione, numerazione, data) che sostanziali ( prezzo unitario, importo, IVA, corrispondenza all’ordinazione ed all’eseguita fornitura). La constatazione della regolarità formale e sostanziale risulterà dall’atto di liquidazione, stilato sulla stessa fattura e sottoscritto dai tre firmatari dell’ordine di pagamento: preside, responsabile amministrativo e segretario). Ove trattasi di materiale durevole, sulla fattura dovrà essere inoltre indicato il numero di presa in carico nell’inventario. Alla fattura occorrerà poi allegare il prescritto verbale di collaudo, nonché copia della lettera di ordinazione e della deliberazione del Consiglio d’Istituto.

ORGANI CHE SOTTENDONO AI CONTROLLI

Esercitano funzioni di controllo i seguenti organi :
-	Revisori dei conti;
-	Provveditore agli studi (P.S.);
-	Consiglio d’Istituto;
-	Giunta esecutiva del Consiglio d’istituto;
-	Preside;
-	Responsabile amministrativo (segretario).

Sull’argomento si è già parlato a proposito della gestione del bilancio dell’istituzione scolastica (v. scheda n. 2) ed ad essa quindi si fa specifico rinvio.

A questi organi vanno poi aggiunti:

•	gli ISPETTORI di questo Ministero i quali esercitano un’attività per accertare il funzionamento e l’andamento delle attività degli uffici. Tale attività è il presupposto dei poteri di controllo e disciplinari;

•	gli ISPETTORI TECNICI  (art. 397 d. l.vo 297/94) che svolgono un’attività di assistenza tecnico-didattica a favore delle istituzioni scolastiche e attendono alle ispezioni disposte dal Ministro della Pubblica Istruzione, dal Sovrintendente Scolastico Regionale o dal Provveditore agli Studi. Al termine di ogni anno il corpo ispettivo redige una relazione sull’andamento generale dell’attività scolastica e dei servizi.

C’è infine da rilevare che le istituzioni scolastiche possono essere oggetto di ispezioni anche da parte degli ISPETTORI DI FINANZA a seguito di verifiche ispettive disposte dal Ministero del Tesoro e che altre ISPEZIONI possono essere disposte direttamente dalla Corte dei Conti (art. 74 del T.U. della legge sulla Corte dei Conti.

3. IRREGOLARITA’: TRATTAZIONE – INTERVENTI

Come già detto sopra, le irregolarità rilevate nella gestione del POP seguono il normale iter contenzioso all’interno delle competenze proprie di ciascuna Direzione Generale.
Ciò posto appare necessario evidenziare i principali adempimenti comunque imposti dalla normativa nazionale per i fatti che possano dar luogo a responsabilità:

•	obbligo di denuncia al Procuratore della  Corte dei Conti :
normativa:- art. 53 del T.U. 12 luglio 1934 n. 1214;
     art. 83  del R.D. 11 novembre 1923, n. 2440;
     art.8-cvomma 3 della L. 20 marzo 1975, n. 70;
	     art. 20 del T.U. 10.1.1957, n. 3
	     art. 32 della L, 19 maggio 1976 n.335	
     nota n- 7739 del 25.7.1990 del Procuratore Generale della Corte deiConti;

•	immediatezza della denuncia :
normativa : art. 3 del T.U. 12 luglio 1934, n. 1214;

•	sanzioni in caso di omissione di denuncia:
	normativa: art. 83 R.D. 18.11.1923 n. 2440;
    art. 53 T.U. 12.7.1934 n. 1214
    art. 20 T.U. 10.1.1957 n. 3
    art. 32 L. 19.5.1976 n. 335

•	inchiesta amministrativa (da disporsi, ove il caso lo richieda, contemporaneamente alla denuncia e che deve quantificare il danno cagionato ed individuare i soggetti responsabili) – v. nota n. 7739 in data 25.7.1990 del Procuratore Generale della Corte dei Conti;
		
•	costituzione in mora - per l’interruzione di termini di prescrizione - da effettuarsi sotto la personale responsabilità dei funzionari competenti e che deve manifestare la chiara volontà dell’amministrazione di ottenere il risarcimento del danno ed il pagamento di ogni credito – v. nota n. 7739 in data 25.7.1990 del Procuratore Generale della Corte dei Conti;

•	informativa alle Ragionerie dello Stato–da parte dei Revisori dei Conti - da effettuarsi nei casi in cui si appalesi opportuno l’intervento del Tesoro ai fini della regolarizzazione e normalizzazione della gestione delle istituzioni scolastiche.

ALLEGATO 5

SCHEDA N.2

Pista L

ORGANI CHE INTERVENGONO NELLE GESTIONE, VIGILANZA E CONTROLLO DEL BILANCIO DELL’ISTITUZIONE SCOLASTICA 

1) CONSIGLIO D’ISTITUTO, composto dal Preside, da rappresentanti del personale docente, non docente, dei genitori e degli alunni.

Normativa: art. 29 D. L.vo 297/94 , art. 1 D.I. 1975.

Funzioni

•	Delibera il bilancio  preventivo;
•	Delibera il conto consuntivo;
•	Dispone in ordine all’impiego dei mezzi finanziari sul funzionamento amministrativo e didattico della scuola.

Atti emessi

•	delibera inerente il preventivo
•	delibera inerente il consuntivo
•	delibera in merito ad ogni acquisto da cui debbono risultare i mezzi di finanziamento le attrezzature da acquistare con la loro destinazione, i prezzi unitari, il prezzo complessivo ed i capitoli di imputazione della spesa.

2) GIUNTA ESECUTIVA DEL CONSIGLIO D’ISTITUTO. E’ l’organo esecutivo che Consiglio d’Istituto elegge nel suo seno .

Normativa: art.3 D.I. 1975, art. 10 e art. 29 D.L.vo 297/94.

Funzioni:

•	Predispone il bilancio preventivo;
•	Predispone le variazioni al preventivo;
•	Predispone il consuntivo;
•	Prepara i lavori del Consiglio d’Istituto;
•	Cura l’esecuzione delle delibere di detto Consiglio;
•	Designa nel suo seno la persona che, unitamente al preside ed al responsabile amministrativo (segretario), firma gli ordini di incasso e di pagamento (rispettivamente reversali e mandati).

Atti emessi

Gli atti sono quelli connessi alle operazioni testè dette. Sono comunque meritevoli di particolare rilievo:
1.	La relazione illustrativa del Bilancio preventivo nel suo complesso che accompagna tale documento nel momento in cui viene trasmesso al Consiglio d’Istituto;
2.	La relazione illustrativa del conto consuntivo che viene redatta nel momento in cui tale documento viene presentato al Consiglio d’Istituto. In tale relazione vengono anche indicati per ogni singolo capitolo i motivi di scostamento tra la previsione e l’accertamento, per le entrate, e tra previsione ed impegno, per le spese.

3) PRESIDE. E’ il Capo dell’Istituto, ne ha il governo e sovrintende al suo buon andamento didattico, educativo ed amministrativo.

Normativa:
D.L.vo .297/94, D.I. 1975.

Funzioni : 

•	ha la rappresentanza legale dell’istituto;
•	presiede la giunta esecutiva;
•	cura l’esecuzione delle deliberazioni della stessa e del Consiglio d’istituto;
•	impegna e ordina, nei limiti degli stanziamenti di bilancio, le spese deliberate dal Consiglio d’istituto;
•	firma, unitamente ad un membro della giunta esecutiva ed al responsabile amministrativo (segretario), gli ordini di incasso (reversali) e di pagamento (mandati) nonché di qualsiasi atto contabile che comporti impegno di spesa.

Atti emessi:

Sono tutti quelli inerenti alle sue funzioni.

4) RESPONSABILE AMMINISTRATIVO (Segretario): E’ un funzionario appartenente all’area funzionale dei servizi amministrativi.

Normativa:
D.L.vo 297/94 (art. 546-lettera c-); D.I. 1975 (art.5).

Funzioni:
•	fa parte della Giunta Esecutiva;
•	cura  i servizi amministrativi;
•	è preposto ai servizi contabili di ragioneria e di economato;
•	firma, con il preside ed un membro della Giunta esecutiva, gli ordini di incasso (reversali) e di pagamento (mandati);
•	provvede alle liquidazioni ed ai pagamenti;
•	cura che siano tenuti in ordine:
1.	il libro degli inventari,
2.	il giornale di cassa,
3.	il partitario delle entrate,
4.	il partitario delle spese ,
5.	i registri particolari dell’azienda agraria, delle officine e dei laboratori;
6.	il registro dei revisori dei conti ecc.

Atti emessi:
Tutti quelli inerenti alle sue funzioni.

5) REVISORI DEI CONTI. Sono due unità: una nominata dal Ministero della Pubblica Istruzione e l’altra nominata dal Ministero del Tesoro, tra i rispettivi dipendenti ed effettuano il riscontro della gestione finanziaria, amministrativa e contabile.

Normativa regolante le loro funzioni:
•	art.29,comma 3, del D.L. 297/94;
•	Direttiva del Ministro del 10.4.1995;
•	Circolari del Ministero del Tesoro n. 81 e 82 del 30 ottobre 1992.

Funzioni:

Essi controllano il bilancio preventivo, il conto consuntivo (quest’ultimo non solo sotto l’aspetto della legittimità ma anche del merito finanziario, con riscontro, cioè, della economicità, opportunità e proficuità della spesa) e compiono tutte le verifiche che ritengono necessarie per assicurarsi del regolare andamento della gestione degli Istituti. La loro indagine si incentra principalmente sugli atti fondamentali e su una campionatura di quelli che via via si ripetono ordinariamente.

Periodicità delle visite:

di solito con periodicità trimestrale; Due collegiali ed obbligatorie (per la verifica del preventivo e per l’esame del consuntivo) ed altre due (di cassa), che vengono effettuate anche singolarmente e sono finalizzate in via principale al controllo dei dati emergenti dalle scritture contabili dell’istituto con quelli comunicati dalla banca cassiera alla data in cui viene svolta l’operazione. Per completezza si precisa che altre due verifiche di cassa vengono effettuate una in concomitanza dell’esame del preventivo e l’altra in occasione del controllo del consuntivo.

Atti emessi: 

•	Relazione al bilancio preventivo. Tale relazione costituisce un allegato al bilancio e si conclude con l’espressione di un parere circa l’approvazione del predetto documento programmatico da parte del P.S.

Detto documento viene trasmesso dall’Istituto al PS in allegato al preventivo.

•	Relazione al conto consuntivo in cui viene: 
•	rappresentata la loro valutazione su ogni parte di detto documento; 
•	sottolineato qualsiasi rilievo per le irregolarità riscontrate;
•	espresso obbligatoriamente il loro parere per l’approvazione dell’atto da parte del P.S.

La relazione di cui trattasi viene trasmessa dall’Istituto al PS in allegato al conto consuntivo.

•	Verbale delle verifiche di cassa. Anche tale documento, supportato dagli atti di riscontro, viene trasmesso dall’Istituto al P.S. 

Il revisore nominato da Ministero del Tesoro ha poi l’obbligo di trasmettere alla Ragioneria Regionale dello Stato (organo periferico del Ministero del Tesoro), competente per territorio, una copia di tutti gli atti di cui dianzi.
Adempimenti in caso di irregolarità.

Ove venissero rilevate irregolarità, i Revisori dei Conti sono obbligati a darne  immediata comunicazione all’Amministrazione di appartenenza che provvederà alle dovute denunce ai competenti organi giurisdizionali.
	Va però sottolineato che  a norma delle predette circolari e delle disposizioni impartite dalla Procura Generale della Corte dei Conti i Revisori dei conti, ogniqualvolta rilevano nell’esercizio delle loro funzioni situazioni che possano configurare un danno per l’erario, sono tenuti  ad inoltrare con sollecitudine apposita denuncia al Procuratore della Corte dei Conti, competente per territorio.

Nelle istituzioni scolastiche non dotate di personalità giuridica (scuole elementari, medie, e licei) la figura dei Revisori dei conti è, per così dire, sostituita  da una commissione formata da due funzionari (uno del Provveditorato agli Studi, l’altro della Ragioneria Provinciale dello Stato) e da un rappresentate dei genitori degli alunni, membro del Consiglio Scolastico Provinciale.

6) PROVVEDITORE AGLI STUDI: Organo periferico a livello provinciale del Ministero della Pubblica Istruzione esercita funzioni di vigilanza e controllo.

Normativa: 

art. 28 D.I. 297/94,
art. 53 del D.I. 28.5.1975.

Funzioni.

•	Approva il bilancio preventivo;
•	Approva le variazioni a tale bilancio preventivo;
•	Approva il consuntivo;
•	Vigila sull’applicazione della normativa vigente nel settore scolastico.

Atti emessi:

•	Decreto di approvazione del preventivo;
•	Decreto di approvazione delle variazioni,
•	Decreto di approvazione del consuntivo.

ALLEGATO   6
Riprogrammazione 1999
Tabella di equivalenza
	
	1	"Educazione permanente"				
	2	"Inserimento lavorativo"				
	3	"Riduzione dispersione scolastica"				
Nuove	4	"Prevensione dispersione scolastica"				
Misure	5	"Bilancio delle competenze"				
	6	"Formazione formatori"				
	7	"Rafforzamento del sistema - F.E.S.R"				
						
Nuova Misura	Azione	Titolo	STP	Cofinanziamento dal 1994 all'agosto 1997	Cofinanziamento dal settembre 97 al 1999	
	a	"Educazione per adulti con difficoltà di inserimento"	4			
1	b	"Elementi di base  della cultura d'impresa"	12	75%  U.E.         25% M.P.I.	65%  U.E.          35% M.P.I.	
	c	"Alternanza lavoro istruzione"	17			
						
	a	"Post-qualifica"				
	b	"Azioni per la promozione di nuovi ruoli prof.li: progettazione e formazione propedeutica"				
	c	Azioni per la promozione di nuovi ruoli prof.li: alternanza scuola-lavoro	1	75%  U.E.          25% M.P.I.	65%  U.E.         35% M.P.I.	
2	d	Azioni aggiuntive di approfondimento linguistico "Award" : progettazione e formazione propedeutica				
	e	Azioni aggiuntive di approfondimento linguistico "Award" : palternanza scuola-lavoro				
	f	"Tirocini aziendali"				
	g	"Post-diploma"	5	75%  U.E. 	75%  U.E. 	
	h	"Corsi specializzazione per l'apprendimento di  lingue comunitarie"	16	25% I.G.R.U.E.	25% I.G.R.U.E.	
						
	a	"Interventi di riduzione della dispersione scolastica"				
	b	"Interventi di riduzione della dispersione scolastica:diagnosi e progettazione dell'intervento"	9	75%  U.E.          25% M.P.I.	65%  U.E.          35% M.P.I.	
3	c	"Interventi di riduzione della dispersione scolastica: supporto assistenza tutoriale e valutazione degli interventi"				
	d	"Attività integrative di di approfondimento culturale, pre-professionalizzazione, ecc."	9.3	________	75%  U.E.         25% I.G.R.U.E.	
						
	a	"Contro la disperzione: la scuola organizza la scelta"	14/1			
4	b	"Contro la disperzione: la scuola organizza il sociale"	14/2	75%  U.E.         25% M.P.I.	65%  U.E.          35% M.P.I.	
	c	"Contro la disperzione: la scuola orienta la scuola"	14/3			
						
5	a	"Bilancio delle competenze"	15	75%  U.E.          25% I.G.R.U.E.	75%  U.E.          25% I.G.R.U.E.	
						
	a	"Formazione dei formatori: percorsi professionalizzanti e qualità totale"	2			
6	b	"Promozione parità uomo-donna"	3	75%  U.E.          25% M.P.I. 	75%  U.E.          25% M.P.I.	
	c	"Cultura della valutazione. Analisi dell'efficacia delle varie misure"	6			
	d	"Integrazione portatori di handicap"	8			
	e	"Orientamento"	13			
						
	a	"Tecnologie per l'innovazione negli Istituti Professionali"	10.1.1	50%  U.E.          50% M.P.I. (Prof.li)	50%  U.E.         50% M.P.I. (Prof.li)	
7	b	"Ambienti tecnologici per l'innovazione negli Istituti Tecnici"	10.1.2	50%  U.E.         25% M.P.I.           25% I.G.R.U.E	50%  U.E.          25% M.P.I.           25% I.G.R.U.E	
	c	"Centri di risorse contro la dispersione scolastica"	10.2	50%  U.E.	50%  U.E.	
	d	"Rete di imprese formative simulate"	10.3	50% I.G.R.U.E	50% I.G.R.U.E	
	e	"Assistenza Tecnica e monitoraggio"	11	70%  U.E.          30% D.G.S.C	70%  U.E.          30% D.G.S.C	
						
N.B.	La "Misura" riguarda la Riprogrammazione					
	"STP" (Sottoprogramma) fa riferimento alla precedente Programmazione