quelli perseguibili dal singolo Ufficio, nell'ambito delle proprie attribuzioni istituzionali e mediante le proprie risorse e strutture. Tali obiettivi, relativi a temi di rilevante interesse, vanno realizzati col supporto di un'adeguata programmazione e di una periodica e puntuale verifica delle fasi di attuazione;

quelli perseguibili col contributo e lo sforzo congiunto di più Uffici o Centri di responsabilità, non necessariamente insistenti in un singolo Dipartimento, che, per la loro ampiezza e valenza complessiva, richiedono l'attivazione di opportuni coordinamenti e il ricorso a strategie condivise.

In relazione agli obiettivi della prima categoria ciascun Direttore Generale, in coerenza con gli indirizzi politico-amministrativi e le linee programmatiche generali, deve impostare la propria attività su logiche organizzative interne all'ufficio di titolarità, distribuendo i carichi di lavoro tra i singoli dirigenti di base, dotando gli stessi delle necessarie risorse umane, strumentali e finanziarie, fornendo ogni utile apporto e sostegno e vigilando in maniera puntuale e assidua sulle diverse fasi della gestione.
Con riferimento agli obiettivi della seconda categoria, basati, come accennato, su rapporti e interazioni fra diversi Uffici e tra i relativi responsabili, si rivela essenziale il compito del Dipartimento di ricomporre in un quadro unitario le attribuzioni dislocate in settori operativi diversi all'interno o all'esterno delle strutture dipartimentali.
Nell'assolvere ai propri compiti i due Dipartimenti, opportunamente coordinati dal Capo Dipartimento, debbono ispirarsi a criteri di funzionalità, efficacia, efficienza, economicità, flessibilità. Inoltre, debbono operare al proprio interno, in stretta e costante collaborazione, in maniera da assicurare circolarità alle informazioni, trasparenza nell'attività, buon andamento ai servizi e imparzialità nelle scelte.
Tali funzioni, catalogabili in strumentali, di organizzazione e di gestione, attengono ad ambiti e materie omogenee, riferite ai macro obiettivi individuati nelle Schede allegate, facenti parte integrante del presente atto, e vanno svolte nel contesto di interventi organici, coerenti, sistematici.
In particolare, le predette schede riportano i macro obiettivi ed i risultati attesi indicati nella Direttiva Generale sull'azione amministrativa e sulla gestione per l'anno 2002 ed individuano i sotto obiettivi dipartimentali in funzione dei quali le strutture programmano e svolgono le loro attività.
Le Schede in questione non esauriscono ovviamente l'intera serie delle attività facenti carico al Dipartimento, alle Direzioni Generali ed ai Servizi, ma recepiscono solo quelle di più rilevante portata, legate a profili di alta amministrazione e con implicazioni esterne.
Per la gestione dei flussi documentali e degli archivi va impiantato un protocollo unico per i due Dipartimenti, ferma restando la costituzione di protocolli riservati per il Capo Dipartimento e i Direttori Generali. La conservazione degli atti rimane affidata a ciascuna Direzione Generale e agli Uffici del Dipartimento, in relazione alle rispettive competenze.

Il Capo Dipartimento è preposto ai due Dipartimenti funzionanti presso l'ex Ministero della Pubblica Istruzione.
Dal Capo Dipartimento dipendono gli Uffici di livello dirigenziale generale compresi nei Dipartimenti stessi.   Il Capo Dipartimento, nell'esercizio dei poteri di cui ai commi 3 e 4 dell'art. 5 del Decreto Legislativo 30 luglio 1999, n. 300:

1. svolge compiti di propulsione, coordinamento, direzione, controllo, vigilanza degli Uffici di livello dirigenziale generale compresi nei due Dipartimenti;

2. elabora e definisce, con la collaborazione dei Direttori Generali, programmi, strategie e metodi di lavoro per dare attuazione agli indirizzi del Ministro;

3. alloca le risorse umane, finanziarie e strumentali disponibili per l'attuazione dei programmi e il raggiungimento degli obiettivi, secondo principi di economicità, efficacia ed efficienza, nonché di rispondenza dei servizi all' interesse collettivo;

4. assicura organicità, sistematicità, continuità, unicità di indirizzo alle attività dell'Amministrazione;

5. adotta gli atti occorrenti per l'utilizzazione più idonea del personale, disponendo i movimenti dello stesso all'interno di ciascun Dipartimento e tra i due Dipartimenti;

6. esercita il potere di proposta per il conferimento degli incarichi di direzione degli Uffici di livello dirigenziale generale, ai sensi dell'articolo 19, comma 4, del Decreto Legislativo 3 febbraio 1993, n. 29;

7. propone l'adozione dei provvedimenti di revoca degli incarichi di direzione degli Uffici di livello generale, ai sensi dell'articolo 19, comma 7, del Decreto Legislativo 3 febbraio 1993, n. 29 ed è sentito nel relativo procedimento;

8. si rapporta col Ministro per l'esercizio delle attribuzioni a questi conferite dall'articolo 14, comma 1, del Decreto Legislativo 3 febbraio 1993, n. 29;

9. assume la responsabilità dei risultati complessivamente raggiunti dagli Uffici da lui dipendenti, in attuazione degli indirizzi del Ministro.

• convoca la Conferenza permanente, di cui all'art. 7 del D.P.R. del 6 novembre 2000 n. 347;

• indice riunioni periodiche con i Direttori Generali centrali e regionali su tutti gli aspetti e i profili più rilevanti della gestione;

• stabilisce interlocuzioni assidue con i singoli Direttori Generali;

• assume con continuità informazioni e dati aggiornati sulla conduzione degli Uffici, sull'andamento della gestione, sullo stato degli adempimenti e sui provvedimenti adottati o da adottare, anche attraverso l'utilizzo di procedure e strumenti operativi atti ad assicurare puntuali riscontri e verifiche;

• costituisce Gruppi di studio e di lavoro preordinati all'acquisizione di supporti tecnici ed operativi per l'emanazione di atti di portata generale e/o aventi rilevanza esterna;

• attiva organismi di collegamento tra diversi Uffici centrali per l'esame e lo svolgimento coordinato e coerente di attività e adempimenti di carattere trasversale e di comune interesse;

• stabilisce raccordi funzionali con i Servizi Centrali e con le Direzioni Generali Regionali e fornisce a tali Uffici indirizzi, supporti, indicazioni coerenti con l'intero disegno organizzativo, gestionale, operativo dell'Amministrazione scolastica e funzionali a linee di conduzione omogenee e assistite.

Il Capo Dipartimento, in dipendenza della mutata articolazione e organizzazione degli Uffici, riserva particolare cura all'esame e alla soluzione delle questioni e dei problemi legati al miglioramento degli assetti logistici, alla sicurezza dei luoghi di lavoro, al riordino ed alla corretta riallocazione e sistemazione degli atti e delle dotazioni, all'attuazione dei programmi e dei piani di informatizzazione, di modernizzazione riguardanti la Scuola e l'Amministrazione.
La sollecita e puntuale attuazione di piani e programmi si rivela essenziale ai fini di una effettiva e concreta messa a regime del nuovo modello organizzativo e gestionale dell'Amministrazione e del sistema scolastico e formativo che ha come nuova centralità la scuola dell'autonomia e come momenti serventi e di supporto il Ministero nelle sue articolazioni centrali e periferiche (regionali e locali).
Tale modello, per poter operare ed esprimersi nella maniera più idonea e per poter produrre i risultati preventivati, deve avvalersi di un sistema informatizzato che colleghi tra loro in maniera interattiva e partecipata le varie parti dell'intero contesto (Scuole, Uffici, Regioni, Enti locali, ecc.) e consenta ai soggetti interessati di comunicare e di interagire in tempo reale.
Il Capo Dipartimento promuove e incentiva le azioni più opportune a sostegno di una formazione e riqualificazione del personale dell'Amministrazione, che risulti funzionale ai rilevanti cambiamenti in corso e all'ampio processo di riforme della Scuola, dell'Amministrazione e della società civile.
Inoltre, in esecuzione delle disposizioni vigenti, in conformità delle prescrizioni e indicazioni di cui alla Direttiva della Presidenza del Consiglio e al fine di poter disporre degli occorrenti elementi di conoscenza e di giudizio, deve procedere alla costituzione e alla messa in funzione del Servizio di valutazione dei dirigenti.
In previsione poi dell'imminente varo della riforma del Ministero e al fine di poter disporre di una completa e aggiornata base di riferimenti che consenta la definizione degli organigrammi di ciascun Ufficio, l'individuazione e quantificazione dei relativi carichi di lavoro e un'equa distribuzione del personale tra le varie articolazioni dell'Amministrazione complessivamente intesa (a livello centrale e periferico), il Capo Dipartimento predispone una puntuale rilevazione delle attribuzioni e dell'impegno operativo del personale a qualunque titolo in servizio.
Al fine di avviare a soluzione l'annosa questione del gravosissimo arretrato relativo alle pratiche di riscatto, ricostruzione di carriera e corresponsione della pensione definitiva relative al personale docente e non docente, arretrato che condiziona pesantemente l'attività e il buon funzionamento degli Uffici regionali e territoriali, sottraendo, tra l'altro, cospicue risorse professionali alla gestione corrente degli Uffici stessi, il Capo Dipartimento, di concerto col Direttore Generale del Personale della scuola e dell'amministrazione, assume e sostiene ogni utile iniziativa intesa ad accelerare il passaggio delle competenze dall'Amministrazione alle scuole e all'I.N.P.D.A.P., e a portare a soluzione il problema degli arretrati.
Il Capo Dipartimento si occupa, altresì, delle relazioni con le organizzazioni sindacali aventi ad oggetto materie di particolare interesse, non riservate alla contrattazione decentrata nazionale, avvalendosi, a tal fine, della collaborazione dei Direttori Generali interessati.
Il Capo Dipartimento cura e segue lo svolgimento e la realizzazione di programmi di utilità e di progetti di particolare rilievo, di carattere nazionale ed internazionale (in particolare comunitario), in un'ottica di maggiore diffusione e di valorizzazione dell'impegno educativo e formativo della scuola e dell'amministrazione. Gli atti di designazione o di nomina relativi alla costituzione di Comitati, Commissioni, Gruppi di studio o di lavoro sono di competenza del Capo Dipartimento, che li assume, su proposta o sentiti i Direttori generali competenti.
Il Capo Dipartimento in conformità di quanto previsto dal Decreto Legislativo n. 300/99, mantiene relazioni con gli Organi competenti dell'Unione Europea per la trattazione di questioni e problemi attinenti i Dipartimenti.
Il Capo Dipartimento, per la realizzazione degli obiettivi dei due Dipartimenti e per dare uniformità e coerenza all'azione degli stessi, si avvale degli Uffici di supporto e diretta collaborazione, previsti dal D.P.R. del 6 novembre 2000 n. 347. Tali Uffici operano, nell'ambito di un disegno unitario e di linee progettuali comuni, con le Direzioni Generali e i Servizi centrali e regionali e svolgono le loro azioni in maniera sinergica.
In tale logica gli adempimenti vanno definiti e gestiti, pur nell'ampiezza del contesto di riferimento, nel quadro di una programmazione e pianificazione unitaria, superando la frammentazione e la parcellizzazione dei compiti, attraverso un'opera costante di propulsione, coordinamento, controllo, vigilanza e monitoraggio; ciò anche come logica e ulteriore esplicazione di quanto stabilito con la nota dipartimentale n.2 del 2 gennaio 2002, e proseguendo nell'azione di cui al provvedimento di organizzazione di pari data.
Nell'ottica sopra descritta gli Uffici sopramenzionati interfacciano la loro attività con gli Uffici centrali, assicurando una costante interazione con le Direzioni Generali e i Servizi e dando circolarità, visibilità e significato al proprio ruolo.
Nel rispetto di una linea programmatoria, organizzativa e operativa unitaria che coinvolga l'intera struttura ministeriale, il Capo Dipartimento stabilisce rapporti puntuali e assidui con il Dipartimento dell'Università e della Ricerca con riferimento ai profili comuni delle rispettive aree.

Le Direzioni Generali centrali, per il perseguimento dei propri obiettivi, fatte salve le variazioni e gli adeguamenti resisi necessari in funzione di una graduale messa a regime del modello di riforma di cui al D.P.R. del 6 novembre 2000 n. 347 o di situazioni contingenti, si avvalgono delle risorse umane, strutturali e strumentali alle stesse assegnate con provvedimenti in data 20 marzo e 9 maggio 2001.
Tale assetto, come si è già accennato, non è da considerare definitivo e stabile, sia in previsione dell'imminente riordino conseguente alla fusione dei due ex Ministeri, sia perché va effettuato un esame approfondito delle reali esigenze degli Uffici in funzione di una precisa definizione dei compiti cui gli stessi debbono attendere.
Le Direzioni Generali pongono in essere, nell'ambito delle proprie competenze, gli atti di gestione occorrenti per il raggiungimento dei propri obiettivi.
In relazione a tanto è fatto carico ai Direttori Generali di predisporre e adottare tutte le iniziative, gli interventi e le soluzioni atte ad assicurare livelli organizzativi idonei e la massima efficacia, efficienza e trasparenza all'azione dei rispettivi Uffici.
In tale ottica, tenuto conto dei significativi mutamenti intervenuti da qualche tempo nell'articolazione e nelle competenze dei servizi del Ministero, mutamenti che hanno inciso notevolmente sulle attribuzioni del personale, provocando comprensibili disorientamenti e disagi, i Direttori Generali debbono riservare prioritaria cura ai rapporti col proprio personale, assicurando che lo stesso si inserisca senza particolari difficoltà nei nuovi compiti, acquisisca cultura e consapevolezza in ordine agli stessi e sia sostenuto dalle giuste motivazioni.
Al fine poi di raccordare in maniera coerente il proprio impegno con l'azione complessiva e unitaria del Ministero, le Direzioni Generali valutano ed approfondiscono col Capo Dipartimento tutti i profili più significativi della gestione e dell'azione amministrativa, da quelli che chiamano in causa, direttamente o indirettamente, il ruolo e la responsabilità del vertice politico, a quelli che hanno comunque rilevanza esterna e/o carattere generale.
In tale ottica gli atti diretti al Capo di Gabinetto e agli Organi del vertice politico, da sottoporre all'esame e/o alla firma dei medesimi, vanno inoltrati tramite il Capo Dipartimento perché possano essere da quest'ultimo debitamente esaminati per l'ulteriore seguito.

Ai sensi dell'art. 5 del D.P.R. 6 novembre 2000 n. 347, i Servizi attendono a funzioni strumentali, con valenza trasversale, nel senso che sono tenuti a fornire i necessari supporti alle Direzioni Generali dei due Dipartimenti per la migliore e più efficace realizzazione degli obiettivi e delle priorità indicati nella Direttiva sull'azione amministrativa e la gestione, nonché negli atti di indirizzo del Capo Dipartimento.
In tale ottica i rapporti e le interlocuzioni tra i Dipartimenti e i Servizi debbono svolgersi con assiduità e puntualità e debbono riferirsi a tutti i profili che presentino significative connessioni con la gestione o che producano concreti effetti sull'andamento e gli esiti della stessa.
Del pari i Servizi debbono partecipare a tutte le iniziative di tipo programmatorio e progettuale che impegnano il ruolo e le funzioni degli Uffici suddetti.
I Servizi stessi, nell'espletamento di compiti aventi rilevanza generale o comunque attinenti ad aree che presentino notevole complessità, promuovono approfondimenti con il Capo Dipartimento e i Direttori Generali attraverso interlocuzioni puntuali ed apposite riunioni.
I Servizi, anche al fine di poter verificare l'efficacia e la rispondenza della propria azione sia a livello centrale che territoriale, ricevono dal Capo Dipartimento informative periodiche in ordine ai risultati dell'attività complessiva dell'Amministrazione nella sue articolazioni centrali e periferiche.
Per quel che concerne il personale in assegnazione ai Servizi valgono le stesse considerazioni espresse per le Direzioni Generali centrali.

Compito fondamentale delle Direzioni Generali Regionali è quello di dare attuazione nei territori di rispettiva competenza alle politiche e agli indirizzi elaborati in sede nazionale, adattandoli alle caratteristiche dei diversi contesti in un'essenziale opera di raccordo con le Regioni e gli Enti locali, portatori di specifiche competenze nel settore dell'istruzione e della formazione.
Le indicazioni provenienti dalla Direttiva Generale del Ministro e dal presente atto di indirizzo, ancorché aventi come destinatari diretti i titolari degli uffici centrali, costituiscono il quadro essenziale di riferimento anche per i titolari delle strutture periferiche, proprio perché le loro attribuzioni, declinate sul territorio, si inquadrano nelle medesime aree funzionali.
Tali riferimenti, unitamente alle competenze gestionali che trovano la loro fonte nel tessuto normativo vigente e che configurano un nucleo di competenze esclusive, individuano gli ambiti e le linee portanti su cui deve svilupparsi l'attività complessiva delle Direzioni Generali Regionali.
Ciò precisato, ferma restando l'autonomia del ruolo delle Direzioni Generali Regionali, occorre creare le condizioni necessarie perché le stesse osservino livelli di coerenza e di omogeneità comportamentale e operativa, con riferimento ad ambiti e profili della gestione aventi rilevanza generale e realizzino raccordi funzionali con l'Amministrazione Centrale.
In tale ottica i Dipartimenti, opportunamente coordinati dal Capo Dipartimento e in funzione di linee progettuali comuni, forniscono alle Direzioni Regionali indirizzi, orientamenti e istruzioni, supporti interpretativi, ecc. e ne verificano la coerenza in sede di attuazione.
A tal fine il Capo Dipartimento, con riferimento a temi, adempimenti e problematiche di più significativa portata e aventi rilevanza generale, stabiliscono interazioni e interlocuzioni puntuali e ricorrenti con i citati Uffici, sia attraverso gli ordinari flussi di comunicazione, sia attraverso lo strumento delle Conferenze di servizio, sia, infine, attraverso occasioni e momenti di incontro, di confronto e di approfondimento.
Inoltre i Dipartimenti, le Direzioni Centrali e i Servizi, con riguardo a questioni ed a problematiche particolarmente complesse e impegnative, definiscono e attuano interventi di sostegno e di supporto all'attività degli Uffici regionali, se necessario anche attraverso l'invio di proprio personale in loco.
I Dipartimenti verificano, poi, la regolare corrispondenza dei risultati intermedi e finali agli esiti individuati con gli atti sopracitati, predisponendo e pianificando l'utilizzo di mezzi e di soluzioni utili allo scopo.

Per poter verificare i livelli di corrispondenza tra gli obiettivi preventivati e i risultati raggiunti occorre realizzare un idoneo ed efficiente servizio di monitoraggio degli esiti intermedi e finali e delle azioni e degli adempimenti correlati agli obiettivi stessi. Le azioni di monitoraggio presuppongono un'adeguata programmazione che consenta di individuare gli obiettivi prioritari, di definire gli interventi da porre in essere, di organizzare le risorse umane e strutturali a disposizione, di prevedere le soluzioni e le risposte possibili, di individuare i correttivi eventualmente necessari, se del caso anche attraverso una riprogrammazione degli obiettivi.
Del monitoraggio debbono farsi carico sia i Dipartimenti attraverso i rispettivi Uffici, che le Direzioni Generali.
Il monitoraggio costituisce uno strumento irrinunciabile in quanto consente di:

• valutare adeguatamente i risultati di volta in volta raggiunti;

• intervenire con eventuali aggiustamenti in corso d'opera;

• attivare gli opportuni flussi di comunicazione con il Capo Dipartimento;

• acquisire gli elementi sintetici per l'azione di reporting verso il livello politico;

• corrispondere alle richieste del Servizio di controllo interno cui compete il controllo strategico.

Il complesso delle attività che concretizzano il lavoro di monitoraggio deve articolarsi attraverso precise procedure e tecniche che consentano al Dipartimento di colloquiare con gli Uffici secondo appositi programmi e codici di comunicazione ed a ciascun Ufficio di effettuare i propri riscontri interni secondo linee omogenee.
Nell'anno decorso il Dipartimento per i servizi nel territorio ha adottato un Progetto denominato PRO.MO. (Programmazione e Monitoraggio dipartimentale) finalizzato alla programmazione, al monitoraggio, alla valutazione ed al costante riorientamento delle azioni. La prevista riunificazione dei due Dipartimenti in un unico Dipartimento e la positiva esperienza acquisita suggeriscono di estendere l'utilizzo di tale strumento anche alle Direzioni Generali comprese nel Dipartimento per lo sviluppo dell'istruzione ed ai Servizi centrali.
Proprio in vista di tale estensione sono state già intraprese apposite iniziative con i Dirigenti interessati ai quali sono state anche fornite indicazioni sulle caratteristiche del Progetto e sulle procedure da attivare.
Dettagliati indirizzi sulle modalità di attuazione del Progetto PRO.MO. sono stati forniti con apposito atto nel corso del 2001.
A quanto evidenziato va aggiunto che il quadro istituzionale di riferimento in materia di monitoraggio dell'azione amministrativa è stato arricchito dall'emanazione della Direttiva della Presidenza del Consiglio del 15 novembre 2001, la quale, oltre ad individuare una fase "ascendente" nella determinazione degli indirizzi dell'azione amministrativa (che si sostanzia nella Direttiva generale del Ministro e relativi indirizzi strategici e nella programmazione operativa dei macro obiettivi e sotto obiettivi), individua "una "fase discendente" di monitoraggio e verifica sui tempi e sul grado di realizzazione degli obiettivi relativi ai singoli settori", che deve trovare attuazione secondo gli indirizzi impartiti con la Direttiva del Presidente del Consiglio dell'11 ottobre 2001.
Nella citata Direttiva del 15 novembre 2001 della PCM - che integra il quadro istituzionale tracciato dal d.lgs. 286/99 in materia di controlli interni - si precisa che la programmazione deve indicare anche un sistema di monitoraggio in grado:

• di misurare, secondo criteri quanto più possibile oggettivi e verificabili, se gli obiettivi previsti sono effettivamente raggiunti;

• di far emergere i motivi degli eventuali scostamenti;

• di stimolare gli interventi correttivi necessari e di consentire la valutazione dei dirigenti per i risultati.
  

Inoltre i risultati delle politiche pubbliche saranno misurati, nell'ambito della valutazione e del controllo strategico (effettuato dal Servizio di Controllo Interno), "anche avvalendosi di indicatori di impatto e di contesto, che consentano un monitoraggio sulla qualità dei servizi….".
Le metodologie e gli strumenti di monitoraggio adottati con il Progetto PRO.MO., in gran parte già in linea con le previsioni della citata direttiva della Presidenza del Consiglio, andranno pertanto inseriti in questo nuovo contesto, opportunamente potenziati ed ulteriormente condivisi con le strutture, proseguendo con le azioni informative già avviate.
Ciò richiede, inoltre, sinergie di intervento tra il Dipartimento ed il Servizio di Controllo Interno, atteso anche il rapporto esistente tra il momento della programmazione operativa e del monitoraggio e l'azione di supporto che il Servizio di Controllo Interno, ai sensi della normativa richiamata, è chiamato a svolgere per l'individuazione di strumenti e parametri per il monitoraggio e la valutazione dell'attuazione degli obiettivi.
Dal punto di vista operativo, le schede di programmazione allegate al presente atto di indirizzo - che rappresentano la prima fase nell'ambito del ciclo di programmazione e monitoraggio di PRO.MO. - possono costituire il riferimento per l'impianto del sistema di monitoraggio dipartimentale.
Partendo dagli obiettivi, dai programmi di azione e dai risultati attesi individuati nelle predette schede di programmazione, saranno predisposte apposite schede di monitoraggio che consentiranno la rilevazione dei risultati raggiunti e costituiranno la base essenziale per l'eventuale riorientamento delle azioni delle strutture e per la necessaria e periodica azione di reporting verso il livello politico.

IL CAPO DIPARTIMENTO
Pasquale Capo