Tempi di gestione - conservazione - consegne e trasferimenti - privacy

4. Quale parte del portfolio deve essere consegnata alle famiglie?
Tutto il portfolio, in ogni sua parte, deve essere mostrato alle famiglie nei tempi e nei modi che gli insegnanti deliberano. Ciò avviene durante tutto l'anno. Alla fine dell'anno scolastico, se la famiglia ne fa richiesta, il portfolio può esserle consegnato in copia.

6. In caso di passaggio dell'alunno ad altra scuola deve essere trasmesso l'intero portfolio o parte di esso?
In caso di passaggio ad altra scuola, l'istituzione scolastica trasmette il portfolio secondo le consuete modalità di trasferimento della documentazione scolastica. Tutte le parti che compongono il portfolio vanno trasmesse all'altra scuola, con l'eventuale esclusione delle sole parti consigliate o di altre parti non previste nella modulistica allegata alla circolare n. 84, ma aggiunte autonomamente dalle scuole.

10. Il portfolio compilato l'anno scorso è diverso da quello strutturato dal ministero. Che ne facciamo? E dei diversi portfoli che annualmente si accumulano a scuola, in attesa del passaggio al grado successivo di scuola, che ne facciamo?
Premesso che il portfolio viene conservato presso la scuola per tutto il periodo di frequenza dell'alunno nei vari anni di corso, l'esemplare dello scorso anno costituisce il primo della serie, anche se diverso dal nuovo. Dei diversi portfoli è indispensabile conservare le parti elencate nelle sezioni A e B che costituiscono una specie di nucleo essenziale del portfolio. Le parti consigliate e quelle aggiunte eventualmente dalle scuole con scelta autonoma possono essere eliminate, avendo cura di distruggere le parti che possono contenere o fare riferimento a dati sensibili.

13. Quando va compilato il portfolio?
Le diverse parti di cui si compone il portfolio prevedono tempi diversi di compilazione. Alcun parti hanno scadenze fisse di compilazione per tutti gli alunni, altre invece comportano compilazione ad personam in tempi non predeterminati e comunque rimessi alle decisioni dell'équipe pedagogica. Tra le prime vi sono il documento di valutazione (compilato tri/quadrimestralmente e al termine dell'anno per tutti gli alunni), la certificazione delle competenze (compilata al termine della primaria e al termine della secondaria di I grado) e il consiglio di orientamento (compilato nell'ultimo anno della secondaria di I grado prima delle iscrizioni al 2° ciclo). Tra le seconde, che non hanno tempi predefiniti o scadenze particolari, vanno compresi la registrazione delle osservazioni sistematiche del bambino nella scuola dell'infanzia, la raccolta della documentazione significativa delle attività educative e didattiche svolte dall'alunno, il dossier sui suoi processi di maturazione personale, le modalità di partecipazione/autovalutazione dell'alunno e quelle di cooperazione delle famiglie al processo educativo del figlio.

14. Quando si deve mostrare il portfolio alle famiglie?
Non esistono tempi prefissati o scadenze per mostrare alle famiglie il portfolio, complessivamente inteso. I tempi per mostrarlo e commentarlo con le famiglie vengono definiti autonomamente da ciascuna scuola o dall'équipe pedagogica di ogni classe. Solamente i documenti di valutazione e di certificazione comportano tempi fissi, predefiniti. Ad, esempio, il documento di valutazione (ex-scheda dell'alunno) deve essere esibito e commentato al termine del tri/quadrimestre e alla fine dell'anno. La certificazione delle competenze viene consegnata alle famiglie al termine della quinta classe della scuola primaria e al termine della terza classe della scuola secondaria di I grado.

17. Nel portfolio dell'anno scorso avevamo previsto che vi fosse la presentazione del bambino con la sua fotografia, ma ora, con la questione della privacy pensiamo che non sia più possibile. Niente foto e niente notizie particolari?
La fotografia apposta nel portfolio non viola certamente la privacy dell'alunno e, pertanto, se la scuola ritiene proprio necessario inserirla lo può fare. Ne va valutata l'opportunità. Se si tratta di portfolio per la scuola dell'infanzia o per le prime classi della scuola primaria, può avere ancora senso inserirla per creare un legame dell'alunno con questo strumento personale. Sono comunque altri i modi per coinvolgere il bambino e, ad ogni modo, il portfolio non deve diventare esclusivamente una specie di raccolta di "capolavori" del bambino, fine a se stessa. Per quanto riguarda la privacy, gli altri dati particolari eventualmente inseribili, se sono dati sensibili (cioè relativi alla razza, religione, etnia, ecc.) possono essere inseriti solamente se vi è una ragione forte e necessaria per il loro impiego.

20. Secondo quali modalità e tempi si può prevedere la collaborazione delle famiglie per la compilazione del portfolio?
Va ricordato, innanzitutto, in cosa consiste la collaborazione da parte delle famiglie. La circolare n. 84 precisa, in proposito, che, esse rilasciano annotazioni e osservazioni su prodotti e materiali significativi realizzati dai propri figli soprattutto in ambito non scolastico; osservano "modalità d'apprendimento e caratteristiche originali manifestate" dai propri figli anche in altri contesti; indicano lavori ed elaborati esemplificativi delle capacità e aspirazioni dei propri figli; formulano proposte di orientamento per le scelte dei propri figli.
Per quanto riguarda la modalità concreta di attuazione di questa collaborazione, è prioritario informare in assemblea di classe e/o per iscritto tutte le famiglie di questa opportunità offerta dall'introduzione del portfolio. I momenti di incontro individuale per raccogliere osservazioni, annotazioni e indicazioni sulle esperienze dei figli possono essere attuati in occasione delle assemblee di classe, oppure nei colloqui individuali con gli insegnanti programmati dalla scuola o con altra modalità autonomamente deliberata dalle scuole.

21. Il provvedimento del Garante del 26 luglio 2005, intervenendo sul portfolio delle competenze, ha invitato il Miur a "recepire le prescrizioni medesime nella nota esplicativa che lo stesso si è riservato di far pervenire, tramite gli uffici scolastici regionali, a tutti gli uffici scolastici". Di tale adempimento non si trova traccia, se non in minima parte, nella circolare n. 84/2005. Come mai?
Le prime esperienze di portfolio realizzate dalle scuole, a volte in modo molto soggettivo, hanno richiamato l'attenzione del Garante della privacy che ha raccomandato indirizzi il più possibile unitari e responsabili, soprattutto nel trattamento dei dati.
La compilazione del portfolio è una delle tante occasioni (certamente non l'unica) nelle quali le scuole possono essere impegnate nel trattamento dei dati sensibili. Il Ministero, in uno scambio di note del giugno 2005, convenendo pienamente con il Garante sulla opportunità di fornire alle scuole utili indicazioni in merito al trattamento dei dati sensibili, si è impegnato a fornire chiarimenti sulle modalità e sugli effetti del trattamento dei dati degli alunni.
Tali chiarimenti, attualmente in fase di avanzata elaborazione, riguarderanno alunni e personale scolastico di tutti gli ordini di scuola, compresi gli istituti di istruzione secondaria di II grado, attualmente non interessati al portfolio delle competenze. La trattazione di tale materia all'interno della circolare n. 84 che riguarda solamente il portfolio sarebbe stata, pertanto, impropria e inadeguata.

32. Parlando della certificazione delle competenze, la CM 84 scrive della necessità di "disporre di tempi lunghi per poter procedere ad una affidabile certificazione" e di conseguenza rende obbligatoria la compilazione del documento alla fine della scuola primaria e di quella secondaria di 1° grado. La Circolare aggiunge poi che "a tal fine è opportuno che i docenti rilevino e registrino in itinere, e in forma documentale, la maturazione delle competenze personali degli alunni ...". È dunque necessario che l' Istituzione Scolastica predisponga adeguati strumenti di rilevazione e di registrazione. Alla luce di ciò, la scheda di certificazione delle competenze deve essere compilata - al termine della scuola primaria - anche in quest'anno scolastico 2005/06? Non si ritiene, invece, più opportuno utilizzare quest'anno scolastico per cominciare la rilevazione e la documentazione nei vari anni per arrivare, dopo un periodo di osservazione più disteso, alla fine dell'a.s. 2006/07?
Si rinvia, in proposito, alla FAQ n. 29. Certamente è condivisibile la preoccupazione che al termine di questo anno scolastico non si disponga pienamente per gli alunni dell'ultimo anno di scuola primaria delle rilevazioni complete e necessarie per una organica certificazione delle competenze da loro acquisite. Tuttavia è opportuno che, se pur in forma non esaustiva, tale certificazione sia comunque definita e rilasciata al termine di questo anno scolastico. Questa fase in atto, che possiamo considerare aperta e flessibile, consentirà di pervenire, dal prossimo anno 2006-2007, ad una condizione "sperimentata" e verificata.

36. Nella faq n° 19 asserite che il portfolio può essere compilato, nella scuola media, durante i consigli di classe. I consigli di classe si tengono una volta al mese e non durano più di un'ora per classe; in una classe con 25 portfolio da aggiornare e tutti gli altri adempimenti da espletare siete sicuri che faremo in tempo a fare un lavoro serio ?
Nella FAQ citata si precisava innanzitutto "Fatta salva una diversa programmazione degli interventi", che sta a significare che per l'attività di compilazione, raccolta, registrazione è la scuola, nella propria autonomia, che può decidere quando, chi e come procedere in tale compito.
Ovviamente il consiglio di classe mensile, la cui durata viene decisa dalla scuola, è uno degli esempi di possibile intervento. La domanda posta dimostra attenzione, serietà e senso di responsabilità dei docenti e del dirigente scolastico interroganti.
Dalla problematica posta emerge la necessità della presenza di qualcuno, più degli altri, che abbia cura della raccolta, registrazione e compilazione. La norma individua questo qualcuno nel docente incaricato di funzioni tutoriali. Si tratta di un'opportunità da non sottovalutare.

39. Le sezioni A e B del portfolio vanno conservate dalla scuola (secondaria I grado) per il periodo di frequenza dell'alunno e alla fine del terzo anno vanno consegnate alla famiglia, insieme alla certificazione delle competenze (faq 10 e 14). Il consiglio di orientamento deve essere consegnato alla famiglia prima dell'iscrizione al 2° ciclo? (l'originale o la copia?) La scuola superiore riceverà soltanto il diploma?
Il portfolio delle competenze, anche nella scuola secondaria di I grado, viene consegnato al termine di ciascun anno scolastico in copia alle famiglie che ne facciano richiesta. Alla fine del terzo anno, cioè dal giugno 2007 in poi, insieme alla copia del portfolio, se richiesta, viene consegnata alle famiglie la certificazione delle competenze.
Nel corso dell'anno scolastico, orientativamente a dicembre, la scuola consegna alle famiglie copia del consiglio di orientamento in vista delle iscrizioni al 2° ciclo. Tale documento viene inserito in originale nel portfolio delle competenze e ne segue la procedura di conservazione e consegna. Secondo quanto previsto dalle Indicazioni nazionali (allegato C al decreto legislativo n. 59/2004) il portfolio, alla conclusione del I ciclo di istruzione, viene trasmesso alla istituzione del 2° ciclo, a cui il ragazzo si è iscritto.

42. Siamo i genitori di un alunno di scuola elementare e abbiamo chiesto all'insegnante di nostro figlio notizie sul portfolio che da quest'anno dovrebbe essere consegnato alle famiglie. L'insegnante ci ha risposto che il sindacato ha informato il dirigente della scuola che non si provvede ad alcunché fino a quando non verrà emanato un apposito provvedimento sul portfolio da parte del Garante della privacy. Ma è proprio così?
La scuola e quel dirigente sindacale hanno preso un grosso abbaglio, perché ogni competenza sul portfolio riguarda esclusivamente l'amministrazione scolastica. Il Garante si occupa di altro. Il Garante per la privacy, nell'ambito delle proprie competenze, ha raccomandato a tutte le amministrazioni pubbliche, compreso il ministero dell'istruzione, una particolare attenzione nel trattamento dei dati sensibili e giudiziari. Il portfolio è una delle tante occasioni in cui può esservi trattamento di dati sensibili; proprio sul portfolio il Garante si è intrattenuto questa estate a indicare idonei comportamenti per l'uso dello strumento, da valere anche per ogni altra situazione in cui vi sia trattamento di dati sensibili.
Entro il prossimo 31 dicembre tutte le istituzioni scolastiche dovranno adottare il regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari (predisposto dal ministero e approvato dal Garante) relativamente al personale dipendente (docenti, personale Ata, dirigente) e agli alunni (dalla scuola dell'infanzia agli istituti superiori). Ovviamente quel regolamento non riguarda il portfolio che invece ha una propria ragione d'essere, indipendente rispetto al provvedimento.

57. Viste le varie modifiche che abbiamo dovuto apportare al nostro portfolio di Circolo (prima per la privacy, ora perché sono arrivate le modulistiche ministeriali) il documento non è ancora stato distribuito agli alunni e presentato nella sua forma finale ai genitori. Ha senso farlo a questo punto dell'anno scolastico? Se rimandiamo al nuovo anno scolastico siamo passibili di provvedimenti disciplinari o penali?
La circolare n. 84, proprio in considerazione del fatto che vi sono scuole che hanno già provveduto a predisporre il portfolio per il corrente anno scolastico, autorizza gli opportuni adattamenti, chiedendo tuttavia alle scuole di corrispondere il più possibile alle finalità dello strumento richiamate dalla circolare e, comunque, già insite nella norma di base contenuta nelle Indicazioni nazionali.

71. Dalla lettura della circolare n. 84 non si evince con chiarezza se la certificazione della competenze al termine del primo ciclo di istruzione - terzo anno della secondaria di I grado - debba essere rilasciata già da questo anno scolastico oppure al termine del 2006-2007, quando anche le classi del terzo anno di corso saranno tutte a riforma.
Per questo anno scolastico il portfolio e tutte le documentazioni e certificazioni in esso incluse sono previste solamente per le classi attualmente a riforma. Le attuali terze classi dell'ex-scuola media non sono, pertanto, tenute ad avvalersi del portfolio, a conformarsi al nuovo documento di valutazione e ad attivare la certificazione delle competenze, essendo regolate attualmente dalle disposizioni del precedente ordinamento.

87. Il documento di valutazione deve essere compilato alla fine di ogni anno scolastico, per tutte le classi o soltanto alla fine della prima, della terza e della quinta della Scuola Primaria?
Pur essendovi un'articolazione della scuola primaria in un primo anno e in due successivi periodi didattici biennali, che potrebbero far ritenere che anche la valutazione abbia una parallela scansione, la valutazione degli apprendimenti e del comportamento, come prevede l'art. 8 del decreto legislativo n. 59/2004, è invece periodica e annuale.
Tuttavia è bene ricordare che tale valutazione ha una valenza diversa a seconda che si riferisca al passaggio da un periodo all'altro oppure all'ammissione alla classe successiva all'interno del medesimo periodo.
In questo ultimo caso - ammissione alla classe successiva all'interno del medesimo periodo (cioè dalla seconda alla terza classe e dalla quarta alla quinta) - l'eventuale decisione di non ammissione deve essere assunta dai docenti dell'équipe pedagogica all'unanimità e solamente in casi eccezionali e comprovati da specifica motivazione.
In caso di passaggio al periodo successivo (dalla prima alla seconda classe, dalla terza alla quarta e dalla quinta al primo anno della secondaria di I grado) non è invece prevista l'eccezionalità del non passaggio né la conseguente unanimità di decisione da parte dei docenti dell'équipe pedagogica.
È bene ricordare che l'avvenuta abrogazione dell'art. 145 del Testo Unico (decreto legislativo n. 297/1994) non prevede più che sia il consiglio di interclasse a deliberare in ordine alla eventuale non ammissione dell'alunno alla classe successiva, bensì i soli docenti dell'équipe pedagogica.

89. Ho predisposto, in qualità di dirigente scolastico, il Documento Programmatico per la sicurezza e il provvedimento di adozione dello stesso, in considerazione della scadenza, fissata dal D. Lgs. n°196 del 2003, al 31 dicembre 2005.
Leggo nella C.M. n° 84 che il ministero inoltrerà alle scuole, dopo l'approvazione da parte del Garante, il Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari relativi agli studenti e al personale scolastico, affinché venga adottato con formale deliberazione.
Chiedo pertanto di conoscere se tale Regolamento sostituirà il Documento Programmatico oppure se dovrà integrarlo; quale organo dovrà deliberarne l'adozione e se, in mancanza del Regolamento, debba la sottoscritta soprassedere anche sull'adozione del Documento Programmatico, già predisposto e pronto per diventare efficace.
Il Documento programmatico per la sicurezza e il Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari sono due atti distinti e diversi.
Il secondo è tuttora in fase di definizione da parte del Garante e, non appena possibile, sarà trasmesso, a cura del ministero, a tutte le istituzioni scolastiche per gli adempimenti di competenza.
La formale deliberazione, che non potrà comportare adattamenti di alcun tipo da parte delle istituzioni scolastiche, dovrà essere deliberata dal consiglio di istituto.
L'eventuale ritardo di approntamento e invio del Regolamento non incide sulle procedure di adozione e approvazione del Documento Programmatico per la sicurezza.

112. Nel collegio docenti della mia scuola si è a lungo analizzato il problema della Privacy come esposto nella nota del Garante del 26 luglio. La C.M. 84 ribadisce che il portfolio va passato al grado successivo della scuola come gli altri documenti. Invece nella nota del Garante si diceva che il portfolio deve essere considerato dell'alunno (o della famiglia), la quale darà, ove richiesto, il documento nella scuola successiva. Implicitamente pare fatto salvo il diritto della famiglia di non comunicare dati personali (di tipo valutativo), soprattutto se non li condivide, eccetto quelli rilevanti per l'iscrizione e la scheda di valutazione. Cosa dobbiamo fare, considerata la delicatezza del trattamento di molti dei dati previsti per esempio dalla certificazione delle competenze nel passaggio primaria-media?
I dati valutativi non sono compresi tra i dati sensibili (che consentono, invece, di individuare origine razziale o etnica, convinzioni religiose, politiche, sindacali o filosofiche oppure stato di salute).
Per il trattamento dei dati sensibili le istituzioni scolastiche pubbliche non devono richiedere il consenso delle famiglie; devono invece indicare nell'atto di natura regolamentare che deve essere adottato entro il 28 febbraio 2006, in conformità al parere del Garante, i tipi di dati trattabili e le operazioni eseguibili.
Le istituzioni scolastiche private devono invece acquisire il consenso specifico, preventivo e scritto da parte degli esercenti la potestà.
Il trattamento di dati personali effettuato mediante il Portfolio è consentito solo per raggiungere le finalità individuate direttamente dalla legislazione di riforma (decreto legislativo n. 59/2004), ovvero per valutare l'apprendimento e il comportamento degli studenti e per certificare le competenze da essi acquisite.
Per quanto riguarda la questione della "proprietà" del portfolio, vi è da dire che i dubbi legittimi avanzati dalla scuola discendono dalla interpretazione letterale che il Garante della privacy, nel provvedimento del 26 luglio 2005, ha dato alla frase "il portfolio si innesta su quello portato dai fanciulli dalla scuola ...", contenuta nelle Indicazioni nazionali.
Il senso di quel "portato" è ben più ampio e vuole individuare il ragazzo come soggetto destinatario delle attività di documentazione, valutazione, orientamento, ecc. Alle famiglie il portfolio viene consegnato. Alla scuola resta l'obbligo di tenerlo e trasmetterlo in caso di passaggio.

118. Nel Circolo dove lavoro abbiamo fermato la distribuzione del Portfolio per rivederlo alla luce delle nuove indicazioni sulla privacy.
Completato questo lavoro, stavamo affidando la fotocopiatura delle schede ad una cooperativa, quando sono state emanate le indicazioni prescrittive. Stiamo quindi rivedendo per l'ennesima volta il nostro lavoro. Il portfolio sarà quindi pronto nella sua stesura definitiva (e speriamo ultima) a gennaio. Ha senso ripresentarlo ai genitori ed iniziarne la compilazione ora? Se rimandiamo l'adozione al prossimo anno scolastico possiamo andare incontro a qualche sanzione penale o disciplinare?
Grazie per la Vostra disponibilità a fare chiarezza su un argomento che molto chiaro non è visto che c'è ancora chi sostiene che il Portfolio non è obbligatorio.
Cerchiamo di chiarire, prima di tutto, questa ultima questione circa le voci che sostengono che il portfolio non è obbligatorio. Voci originate da tempo da una tesi secondo cui il portfolio sarebbe uno strumento facoltativo, in quanto non menzionato né dalla legge 53/2003 né dal decreto legislativo n. 59/2004, bensì espressamente previsto solamente dalle Indicazioni nazionali che, essendo "transitorie non sono prescrittive". La tesi non regge né sul piano logico né su quello giuridico, perché la transitorietà di una norma non ne inficia comunque la piena efficacia fino alla emanazione della norma definitiva.
Le Indicazioni nazionali hanno fungibilità di regolamento e, come ha confermato una recente sentenza della Corte costituzionale (n. 279/2005), rappresentano un atto che rientra nelle competenze esclusive dello Stato.
Il problema vero non è quindi "se" dare attuazione alla norma ma "come" darvi attuazione.
I tempi tecnici di predisposizione del portfolio rientrano in quelle possibilità di adattamento dello strumento di cui parla la premessa della circolare n. 84/2005.
Non vi sono scadenze per la sua attuazione e per la presentazione alle famiglie, come invece avviene per il documento di valutazione.
Se non sarà pronto nei prossimi giorni, potrà esserlo nelle prossime settimane, consentendo di avviarne l'uso e la compilazione in vita della sua messa a regime dal prossimo anno scolastico.